Office Manager - Paris e, France - PGWO

PGWO

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**1- Descriptif du poste**

L'Office Manager / Assistant(e) de Gestion a pour mission, sous l'encadrement du responsable administratif et financier, d'exécuter des tâches administratives variées et de gestion courante. Son rôle consiste également à assurer l'accueil physique et téléphonique du public (Français/ Anglais). Le tout visant à recueillir, traiter et diffuser de l'information nécessaire au bon fonctionnement de la société.

Les principales missions:

- Gestion des démarches administratives
- Traitement de documents pour mise à jour des bases de données de gestion:

- Financière fournisseurs : Saisie des factures (Fr ou internationales), validation et mise à jour du support
- Administration du personnel : Saisie des contrats vacataires, enregistrement des variables du personnel sur les tableaux dédiés
- Indemnisations /incentives : Traitement, envoi et suivi des indemnisations liées aux études
- Gestion et suivi des services généraux
- Accueil physique et téléphonique:

- Accueil, information et orientation du personnel et des personnes extérieures à la structure.
- Réception des appels et orientation vers les différents services et interlocuteurs en français et en anglais, prise de message.

Activités connexes ou complémentaires
- Suivi des stocks de fournitures, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs
- Gestion du courrier : Réception, distribution affranchissement et envoi postal.
- Tri, classement, archivages, numérisation des documents
- Participation aux opérations de logistique du service, assistance aux équipes
- Travaux de bureautique : saisie, mise en forme et suivi/ mise à jour de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, rapports )

**2- Environnement de travail**

Interne
- Collaboration et reporting auprès du Responsable administratif et financier
- Travail en relation avec l'ensemble des équipes
- Horaires fixes imposés (plages horaires d'accueil du public)

Externe
- Contact avec l'ensemble du public (Clients, Prospects, Prestataires, Participants)
- En relation directe avec les prestataires

**3- Compétences requises**

Connaissances professionnelles
- Notions de base des techniques de communication orale et écrite français et anglais
- Maîtrise des techniques du secrétariat
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook ) et Internet

Formation
- Intiale : Minimum Bac Pro secrétariat - BAC +2 recommandé (Type BTS Assistant(e) Manager ou Assistant(e) de Gestion PME/PMI)

Qualités personnelles
- Savoir s'adapter à différents interlocuteurs, accueillir le public avec amabilité
- Comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
- Faire preuve de rigueur, d'organisation, être à l'aise avec les chiffres
- Respecter la confidentialité

**4 - Position et Rémunération**

CDI Temps complet Statut : ETAM Position hiérarchique : selon grille CCN Syntec **ou temps partiel**

Salaire : 1800€Brut mensuel sur base de 12 mois

Avantages sociaux : Prise en charge 50 % du pass Navigo ; Tickets restaurant, Mutuelle, Epargne salariale

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : à partir de 1 800,00€ par mois

Question(s) de présélection:
Lieu du poste : En présentiel