Assistant Gestion Administrative Projet Chantier - Paris e, France - Réunion des musées nationaux Grand Palais

Réunion des musées nationaux Grand Palais

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

La Réunion des musées nationaux et du Grand Palais, recherche pour le pôle administratif de la Direction du Patrimoine Immobilier:
**Une assistante / Un assistant de gestion administrative en CDD pour une durée de 18 mois**

**Le pôle administratif** est en charge de la synthèse des données administratifs, économiques et des risques du projet du Nouveau Grand Palais. Il assure une mission globale de prévention des situations de blocages et contentieuses, et met en place, des mécanismes de protection en lien avec les services support de la Direction générale.

Le pôle administratif est composé de deux experts : un responsable d'activité en charge de la gestion économique et des risques d'une part, et un responsable d'activité en charge de l'exécution financière du projet, d'autre part.

**Missions principales**:
Au sein du Pôle administratif, sous le pilotage du responsable d'activité en charge du suivi administratif, contractuel et économique des travaux et en lien fonctionnel avec le responsable d'activité en charge du suivi administratif et des risques liés au projet, la/le titulaire du poste sera amené-e à entrer en relation régulière (téléphonique, courriel, participation à certaines réunions de suivi) avec les principaux acteurs du projet : les entreprises, l'équipe de maîtrise d'œuvre, les assistants à maîtrise d'ouvrage, les tiers au projet.

A ce titre, elle/il prendra en charge les missions suivantes:
**ASSURER UNE MISSION DE CONTROLE DE COHERENCE ET DE SUIVI DES ACTES D'EXECUTION FINANCIERE DU PROJET**:

- Contrôle initial des pièces financières des marchés : clauses de révision, avance, pièces financières (AE, DPGF, DQE),
- Assurer le suivi des garanties à première demande des avances et des retenues de garantie de parfait achèvement,
- Assurer la transmission des actes de sous-traitance dans les bases marché SAGE X3 et contrôler la cohérence des données entre l'outil Ediflex et SAGE X3,
- Apporter un appui dans le cadre de l'intégration des ordres de services et des avenants dans Ediflex, et dans SAGE X3
- Assurer la vérification des coefficients de révisions applicables dans le cadre de la mise en œuvre des formules de révisions de prix
- Appuyer le responsable d'activité en charge de l'exécution financière du projet dans la veille des actes financiers en préparation (projet d'OS et avenants), pour assurer cette mission, l'assistant.e devra s'approprier le tableau de reporting de suivi financier des marchés,
- Assistance administrative dans la gestion des comptes entreprises utilisatrices d'Ediflex et constitution/consolidation des dossiers administratifs (actualisation des attestations assurances et des pièces justificatives de conformité, surveillance administratives et financières des sous-traitants)

**MISSION D'EXECUTION FINANCIERE DES MARCHES DE TRAVAUX ET DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES**
- Assister les chefs de projets et le N+1 dans la vérification des situations, notamment sur les cas particuliers des acomptes sur approvisionnements,
- Assurer le lien avec la MOE et les entreprises en cas de rejet des situations ou de mise en œuvre de retenues,
- Assurer l'intégration des fiches de travaux dans l'outils liées aux ordres de services et aux avenants

**ASSURER UNE MISSION D'ASSISTANAT AU PILOTAGE TRANSVERSE**
- Classement et archivage des pièces d'exécution de marchés dans les emplacements réseaux dédiés, et contrôle de cohérence avec les logiciels applicatifs.
- Préparation de l'extraction des informations pertinentes de la base de données, dans le cadre de la campagne mensuelle de mise à jour CFE (coût final estimé de l'opération), participation à la « consignation » des données d'actualité entrant dans le champ du CFE.
- Etre garant de la bonne circulation des informations au sein de l'équipe projet et des tiers (MOE, entreprises, institutionnels)

**Profil**

Bac+3 en gestion /finance, vous justifiez d'une expérience professionnelle d'au moins 2 ans dans une fonction similaire. Votre parcours vous a permis d'acquérir une parfaite maîtrise du suivi de l'exécution technique et financière des marchés de travaux publics. Vous disposez d'une bonne connaissance générale des principales règles de passation des marchés de travaux, de prestations intellectuelles et de services. Dynamique, organisé (e), et respectueux (se) des échéances, sachant rendre compte, vous disposez de bonnes qualités d'analyse et de synthèse et êtes à l'aise avec le traitement de données chiffrées et l'analyse financière. Force de proposition pour toute action de productivité ou d'amélioration de l'existant, vous êtes attaché (e) à la qualité d'action, au dialogue et au développement du travail en équipe comme en réseau. Vous maîtrisez les fonctionnalités des logiciels bureautiques classiques (Word, Excel ), du progiciel de gestion