Assistant à La Direction Générale Des Services - Marseille, France - Aix-Marseille Université

Aix-Marseille Université

Entreprise vérifiée

Marseille, France

il y a 1 jour

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Employeur**:
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

**Mission**:
L'activité de la Direction Générale des Services est caractérisée par une large polyvalence de tâches requérant des compétences techniques en matière de gestion administrative.

Sous la responsabilité hiérarchique directe de l'attachée de direction de la direction générale des services, l'assistant de direction assume des missions et tâches qui requièrent, sérieux, rigueur, réactivité, diplomatie et une grande discrétion.

Il travaille au sein d'une équipe de trois personnes qui réalise l'ensemble des activités du bureau de l'assistanat de la direction générale des services.

**Missions et activités transverses**:
**Secrétariat**:

- Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels, prise de messages, transmission des demandes, réorientation de mails, pause-café des invités)
- Gestion du courrier arrivée : tri, réorientation, enregistrement.
- Gestion des parapheurs
- Organisation matérielle des réunions internes et externes, déplacements de la DGS, des DGS Adjoints et des agents rattachés à la DGS : réservations transport, hébergement et restauration, réservation de salles, commandes, lien avec la DEPIL pour tous les événements organisés par la Direction Générale.
- Organisation de réunions et rdv en mode distanciel (maîtrise des outils de visioconférence : Skype ; ZOOM etc.) ;
- Gestion des aspects logistiques du service : fournitures, matériel, demandes auprès de la DEPIL et de la DOSI
- Gestion et suivi des opérations de dépenses et des ordres de mission : gestionnaire polyvalent SIFAC : établissement des bons de commandes etc.
- Gestion de la documentation (mise à jour des espaces partagés, méthode de classement, archivage )
- Assurer le support bureautique de la direction (fonctionnalités outlook, amubox,)

**Missions d'assistanat**:

- Gérer les agendas
- Préparer les fonds de dossier nécessaires aux réunions
- Rédiger et mettre en forme des documents associés aux dossiers en cours (rapports, comptes rendus, présentations,)
- Gérer l'archivage physique et numérique associé à l'activité
- Gérer le process de signature électronique

Dans les activités globales du bureau de l'assistanat de la direction générale des services listées ci-dessus les missions particulières et d'expertise du poste sont:

- Assurer l'assistanat du directeur général adjoint des services responsabilité sociétale de l'établissement et de la directrice générale adjointe des services formation et internationalisation.
- Élaborer et mettre à jour les outils cadres de la direction (calendriers des instances, calendriers de gestion, calendriers des réunions et séminaires, etc.)
- Gérer et mettre à jour les opérations de dépenses et ordres de mission pour l'ensemble de la direction.

**Profil**:
Vous maîtrisez des outils bureautiques (messagerie électronique, pack office, SIFAC ) et des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC).
Vous faites preuve d'une bonne expression écrite et orale.
Vous savez prioriser vos activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
Vous avez de l'expérience en travail d'équipe.
Votre disponibilité, réactivité, ainsi que votre sens de la confidentialité, seront un atout pour le poste.

**Les avantages liés au poste**:

- Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
- L'établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
- Possibilité d'accès à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail
- Parcours d'accueil et d'intégration pour les nouveaux agents**Assistant à la Direction Générale des Services F/H****:
**Structure**:

- Services Centraux - DGS**Localisation**:

- Marseille**Campus**:

- PHARO**Type d'Offre**:

- Externe**Statut**: CDD**Catégorie Fonction Publique**:

- A**Corps du