Assistant de Projets - Paris, France - Expertise France

Expertise France

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Expertise France est l'agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L'agence intervient autour de quatre axes prioritaires:

- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d'ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l'expertise technique et joue un rôle d'ensemblier de projets faisant intervenir de l'expertise publique et des savoir-faire privés.

**Gestion administrative**
- Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives en lien avec les activités logistiques,
- Préparation des pièces en vue des audits et clôtures financières des projets,
- Gestion des tâches administratives et de secrétariat du projet,
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche et compilation de documents, etc.).

**Gestion logistique**:

- Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
- Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
- Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
- Gestion des avances de per diem et des états de remboursement des frais
- Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane et suivi des ordres de missions
- Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
- Réservation des hébergements
- Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, impressions etc.) si nécessaire
- Organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
- Suivi budgétaire de l'organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
- Appui pour les passations de marchés des projets en accord avec les seuils EF
- Appui logistique dans l'organisation des activités de projets (réservation des hôtels, des billets d'avion..)
- Suivi des perdiems on-site et suivi des justificatifs
- Coordination avec les Coordinateurs Régionaux et les Directeurs Techniques concernant l'anticipation des activités
- Suivi des contenus de la Plateforme EUP2P
- Création et mise à jour d'outils de suivi des opérations logistiques
- Suivi des avances et des factures des fournisseurs
- Toute autre tâche logistique discutée avec le Coordinateur d'unité

**Gestion financière**
- Procède à la vérification de la conformité des pièces justificatives reçues pour mise en paiement ;
- Assure la mise en paiement en renseignant les Bons à Payer dans le logiciel Atlas;
- Archive les pièces comptables et les BAP ;
- Assure le suivi des dossiers mis en paiement avec les signataires / les services comptables ;
- Procède au suivi des avances ;
- Vérifie les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subventions ;
- Renseigne le journal de dépenses et fiabilise l'information financière (ajoute les nouvelles dépenses, retraite /harmonise les libellés budgétaires, vérifie les formules, vérifie la cohérence des écritures d'inventaire, etc.)
- Identifie les écarts entre Atlas et X3 et les justifie ;
- Réconcilie le journal de dépenses avec le logiciel comptable X3 de manière mensuelle ;
- Participe aux exercices de clôtures comptables ;
- Apporte un appui dans la préparation des audits ;
- Gestion des caisses et des comptes bancaires des bureaux terrains
- Apporte un soutien technique aux comptables terrain et aux assistants de projet qui passent des BAP ;
- Suit les demandes de trésorerie des comptables terrain ;
- Vérifie les journaux de caisse / banque des bureaux terrain ;
- Assure la liaison avec le département des affaires financières d'Expertise France ;
- Indexation, classement et archivage des documents ;
- Mise à jour de tableaux de bords ;
- Appui au suivi administratif des dossiers des experts et des partenaires gérés par le siège dans le cadre du projet.
- Rédige des notes méthodologiques pour assurer une facturation en bonne et due forme de nos prestataires / experts ;
- Propose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC ) ;

Le programme de contrôle des exportations de biens à double usage entre partenaires de l'Union européenne (EU P2P) est mis en œuvre depuis 2005. Son objectif global est de contribuer, par le biais de projets, à l'établissement, à la consolidation ou à la mise à jour de systèmes efficaces de contrôle stratégique du commerce (CSC) pour les biens à double usage, en offrant une perspective à long terme pour la coopération et les avantages économiques mutuels de la convergence des c