- Gestion d'agenda, notes de frais, déplacements, etc.
- Organisation de réunions et de visioconférences, accueil des visiteurs et demande de badges
- Mise à jour des Teams et Sharepoints pour relayer les informations aux équipes
- Gestion, envoi et distribution des courriers
- Aide à la préparation des dossiers de candidatures et d'appels d'offres
- Gestion et centralisation de la documentation administrative (KBIS, liasses fiscales, présentations etc...)
- Passation et suivi de commandes dans le respect des processus internes
- Suivi des imputations en fonction des entités (filiales) demandeuses.
- Ouverture des nouveaux comptes fournisseurs auprès du service achats
- Demande d'abonnement fournisseurs existants sur la base
- Demande de virement fournisseurs au service règlement
- Traitement et transfert des factures pour règlement
- Gestion des litiges liés à la facturation
- Gestion des comptes informatiques de l'équipe : création des demandes de « packs arrivées » collaborateurs.
- Correspondant logistique auprès du service Immobilier, demande de badges en lien avec le service RH.
- Interlocuteur mobilité-voyages auprès de la Direction des Achats Groupe (création, modification et suppression des compte voyages Magellan)
- Gestion de fournitures spécifiques (cartes de visite, objets promotionnels, brochures et cadeaux d'affaires, fournitures bureau)
- Pilotage de l'organisation d'événements externes et internes : inaugurations, petits-déjeuners, séminaires, salons etc.... en autonomie ou en collaboration avec le service communication : Récolte des besoins, Respect du budget, Consultation et pilotage des prestataires et agences de communication, Définition des plannings des événements, organisation des participations des intervenants, Gestion des correspondances clients /collaborateurs/intervenants, Commandes associées, demandes de dérogation si besoin...
Assistante de Direction Bilingue Anglais - Courbevoie, France - ENGIE
Description
ENGIE Vianeo est la marque du groupe ENGIE qui accompagne le développement de la mobilité électrique au quotidien et dans la durée en investissant dans des réseaux de bornes de recharge publiques qu'elle opère.
Avec engagement, transparence et simplicité, l'ambition d'ENGIE Vianeo est d'accélérer la transition vers une mobilité décarbonée.
S'appuyant sur l'expertise de pointe du groupe ENGIE, ENGIE Vianeo accompagne les collectivités, entreprises et transporteurs dans leurs enjeux de décarbonation pour permettre à tous les consommateurs de se déplacer en limitant les émissions de particules et de CO2.
Vous êtes à la recherche de nouveaux challenges dans une entreprise innovante et engagée dans le développement de ses collaborateurs ? Nous recherchons justement une Assistante de Direction (F/H) pour accompagner et assister deux Directions d'Engie Vianeo.
Assistante de Direction Bilingue Anglais (F/H)
CDI de basé à Courbevoie (92)
Dans le cadre de vos missions vous assisterez deux Directeurs (Direction Mobilité Lourde & Direction Supervision & Expérience Clients) ainsi que leurs équipes dans :
Gestion administrative :
Achats / Commandes :
Administration / logistique :
Communication :
Cette liste n'est pas exhaustive.
De manière générale, l'assistant(e) de direction, répond aux demandes de sa hiérarchie et de ses équipes afin de faciliter leur quotidien.
De formation Bac +2 / BTS minimum vous justifiez d'une expérience d'au moins 5 ans en assistanat de Direction / Assistante manager ou équivalent au sein d'un environnement industriel idéalement.
Excellente maîtrise des outils Internet (SharePoint, Teams, etc.) et bureautique (Office 365 dont : Word, PowerPoint, Excel)
Maîtrise de l'anglais.
D'excellentes compétences en communication verbale et écrite vous seront demandés
Vous possédez une bonne capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, un sens aigu du service client et vous possédez un grand sens de la confidentialité.
Excellentes compétences en communication verbale et écrite. Environnement de travail dans un contexte international (France et Europe).
Enthousiasme, Aisance relationnelle et capacité d'intégration rapide, prise d'initiatives, force de proposition, polyvalence, dynamisme, motivation, implication, autonomie, flexibilité, gestion des priorités, sens du service et travail en équipe vous permettrons de réussir vos missions.
Pour en savoir davantage sur ENGIE Solutions, ses métiers et le quotidien de nos collaborateurs,
Au-delà de vos expériences, c'est votre sens de l'engagement et du service qui feront la différence.
« Engie Solutions garantit l'égalité des chances pour tous »
ENGIE Solutions est l'allié durable des villes, des industries et des entreprises tertiaires sur la voie de la décarbonation. Pour accélérer leur transition énergétique et mieux associer performance économique et énergétique, chaque jour, au cœur des territoires, nos collaborateurs conçoivent des mix énergétiques et des installations pour répondre aux besoins de nos clients, en fonction de leurs ressources, grâce à une palette de solutions complémentaires comme les réseaux locaux d'énergie, la production d'énergies décarbonées sur leurs sites ou nos services de performance énergétique.
ENGIE Solutions est une marque du groupe ENGIE, groupe mondial de référence dans l'énergie bas carbone et les services, dont la raison d'être est d'agir pour accélérer la transition vers un monde neutre en carbone. ENGIE Solutions a réalisé un CA de 5,8 milliards d'euros en 2023.