Assistant Administratif - La Rochelle, France - ALSTOM

ALSTOM

Entreprise vérifiée

La Rochelle, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

À la tête des entreprises qui s'engagent vers un avenir plus vert, Alstom développe et commercialise des solutions de mobilité qui apportent les fondements durables pour l'avenir des transports. Notre portefeuille de produits s'étend des trains à grande vitesse, métros, monorails et tramways jusqu'aux systèmes intégrés, services sur mesure, infrastructures, signalisation et solutions de mobilité numérique. Nous rejoindre, c'est rejoindre une entreprise bienveillante, responsable et innovante où plus de personnes ouvrent la voie à une mobilité plus verte et plus intelligente, dans le monde entier.

Avec environ 1 100 salariés, le site d'Alstom à La Rochelle est l'un des 15 sites d'Alstom en France. Il est le centre d'excellence mondial pour la conception et la fabrication des Trains à Très Grande Vitesse et les tramways Citadis.

**LE DEPARTEMENT**

L'équipe du Services Center assure pour les lignes de produits:

- les moyens de Soutien Logistique Intégré
- la prise en compte des contraintes de maintenance
- le soutien pour la phase de garantie de nos véhicules

Le Services Center participe au suivi de la conception sous l'angle maintenabilité, définit le plan maintenance et la documentation de maintenance des matériels, prend en charge la définition des outillages de maintenance et leur approvisionnement. Il assure ensuite les formations de maintenance et de conduite pour la mise en service commercial. Enfin, selon les besoins, l'équipe participe également à l'industrialisation et à la réalisation de la mise à niveau des trains. Elle propose et participe à la modernisation et à la réparation des véhicules pour nos clients. Durant la phase d'exploitation et en collaboration avec d'autres sites d'Alstom en France, l'équipe est présente pour la fourniture de pièces détachées et la maintenance de systèmes. A cela s'ajoute une gestion de l'obsolescence.

Nos objectifs pour les clients:

- Apporter du soutien et de l'expertise
- Contribuer à leur développement
- Optimiser le coût total de possession des véhicules

Le département Services du site de la Rochelle recherche un (e ) assistant administratif afin de réaliser l'ensemble des activités administratives et d'assurer la coordination des activités de plusieurs départements (ALM, SLI, Offres, Garantie, Supply Chain, Finance, Projet).

Il s'agit d'un poste varié avec des responsabilités nécessitant des compétences en administration' informatique' comptabilité et en relation commerciale

Dans le cadre de vos missions, vous aurez des responsabilités en:

- **Communication**:

- Gérer les communications entrantes et sortantes pour le département
- Produire des rapports, des présentations et des comptes rendus de réunions
- Développer et mettre en œuvre un système efficace de documentation et de classement électroniques
- Soutenir le département dans l'organisation des évènements à l'intérieur et extérieur du site (réservation de salle, restaurant etc..)
- Accueillir les différentes parties prenantes sur site, y compris pour ce qui est des aspects logistiques
- Gérer les priorités et les besoins conflictuels; traiter les questions rapidement, de façon proactive et donner suite aux projets jusqu'à leur achèvement,
- Gérer les demandes d'interventions du département
- **Gestion des déplacements**
- Gérer les voyages et les déplacements professionnels
- Réserver les voyages dans l'outil Alstom pour les grands voyageurs (avion, train, hôtel, véhicule de location etc.)
- Gérer les processus VISA, ETSA si nécessaire dans le cadre des déplacements professionnels
- **Gestion financière/Comptable**
- Gérer les notes de frais dans l'outil Concur
- Gérer les factures liées aux prestations achetées par le Département
- Créer les demandes d'achats et faire un suivi jusqu'au paiement des factures
- Créer les commandes clients et faire un suivi jusqu'au paiement des factures
- Gérer l'envoi des factures et les relances clients
- **Gestion administrative RH**
- Générer les conventions de déplacements
- Effectuer le suivi des pointages des salariés en déplacement
- Gérer le suivi des procédures d'accueil et de sortie des collaborateurs (listing, organigrammes, notes de nomination, intégration des arrivants, sortie des partants)
- Gérer les fournitures et EPI

**Qualifications requises**

Vous détenez un Diplôme/Une certification dans le domaine de l'administration, de la gestion ou du secrétariat ainsi que 3 à 5 ans d'expériences dans ces mêmes domaines.

Vous avez une capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion, de vous adapter à diverses demandes concurrentes et de démontrer une qualité de service à la clientèle et de réponse.

Vous êtes en mesure de gérer plusieurs tâches tout en conservant un sens du détail prononcé.

Votre entourage professionnel vous recon