Assistant de Gestion Administrative - Grenoble, France - RESIDENCE MUTUALISTE LE BOIS D'ARTAS

Description

**Finalités du poste**
- Assurer la gestion administrative des dossiers de demande d'admission pour l'EHPAD et l'accueil de jour, et de la liste d'attente
- Assurer les tâches relatives au secrétariat (traitement du courrier, frappe de documents, gestion de l'argent des résidents, badges parkings, diffusion des documents aux familles, participation au secrétariat du Conseil de la Vie Sociale,
- Assurer l'accueil physique des familles, visiteurs et intervenants extérieurs à la Résidence,

Standard.
- **Libellé de la fonction**:Employée administrative**:

- **Lieu de la fonction**:Résidence Mutualiste Le Bois d'Artas**

**Missions**

Le secrétaire de gestion administrative agit dans le cadre des missions qui lui sont confiées sous l'autorité de la Directrice de l'établissement.

**ACCUEIL PHYSIQUE DES PERSONNES**

**STANDARD TELEPHONIQUE, TRANSMISSION DES APPELS OU REDACTION DES MESSAGES**

**TRAITEMENT DU COURRIER **(Distribution, diffusion à l'ensemble des salariés ou au besoin à un groupe de salariés des informations nécessaires à la mission générale de l'institution, réceptionner les courriers entrants, les répertorier et les dater)

**FACTURATION**: (Mise sous plis des factures Résidents de Bois d'Artas et envoi ou mailing)

**FONCTIONS ADMINISTRATIVES RELATIVES AUX RESIDENTS**.:
Gestion des dossiers administratifs relatifs aux prises en charge (suivi et traitement des dossiers sur VIA TRAJECTOIRE, ordonnancement et archivage, renseignement des informations administratives relatives au résident sur le logiciel de soin.

Diffusion des documents et pièces nécessaires à la constitution des dossiers, relances de demande et le suivi des dossiers du début à la fin, en lien avec les partenaires externes.

Participation aux projets d'accompagnement des résidents avec mise ne page et relecture avant la diffusion aux partenaires ou familles.

Gestion du planning des Projets d'Accompagnement Personnalisé en lien avec les psychologues et diffusion à chaque participant.

**DIFFUSION D'INFORMATION INFORMATIONS GENERALES AUX FAMILLES ET PARTENAIRES**

Invitation aux réunions et manifestations institutionnelles.

Préparation des réunions du Conseil de la Vie sociale, mise en page des comptes rendus et diffusion aux familles et résidents de leur distribution.

Planification des présences des résidents, des vacances avec les familles ou sorties

Participation à la gestion des fournitures : (commandes de fournitures et consommables, suivi de la maintenance des copieurs multifonctions

**ADMINISTRATIF / SECRÉTARIAT**:
Réalisation des attestations de présence pour les Familles et envoi au CGI suite à une nouvelle entrée

Courriers d'information des familles et du Conseil Général de l'Isère en cas de modification du GIR (cf. procédure ci-dessous)

Réalisation et envoi des attestations CAF (Pour l'obtention de l'APL) (cf. classeur de présentation du poste)

Mise à jour des plannings d'utilisation des salles de réunions

**GESTION ADMINISTRATIVE DU DÉCÈS D'UN RÉSIDENT**

**COORDINATION AVEC LA DIRECTION**
Gestion des agendas de l'équipe de direction et coordination des rendez-vous

Lors d'évènements institutionnels, prise en charge de la partie administrative (invitation, courriers, comptes rendus...).

Gestion et mise à jour les listes et coordonnées des contacts et partenaires institutionnels.

Mise à jour les dossiers administratifs ainsi que des coordonnées des salariés

**ACCOMPAGNEMENT DES PROFESSIONNELS ET DES STAGIAIRES**
Accompagnement ou tutorat de formation des stagiaires, salariés en formation ou apprentis dans le champ professionnel des métiers du secrétariat.

**Profil**
- **Qualification **:Diplôme de secrétariat ou des gestion administrative
- **Expérience requise **:expérience sur le même type de poste souhaité
- **Compétences clés (Savoir faire et savoir être)**:

- Esprit d'équipe
- Discrétion
- Capacité à prendre des initiatives
- Capacité d'écoute et de communication
- Respect des valeurs humaines
- Maîtrise de soi

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : à partir de 2 000,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Programmation:

- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Formation:

- Baccalauréat / Niveau bac (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 3 ans (Exigé)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/03/2024