Secrétaire Général - Paris e, France - Ecole Normale Supérieure

Ecole Normale Supérieure

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Mission(s) principale(s)**: Assurer le pilotage administratif (finance, RH, hygiène et sécurité ), la supervision et la coordination des fonctions soutien et support du département et de ses unités.

**Contexte **:L'Ecole normale supérieure est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche prestigieux comprenant 15 départements. Le département de chimie est composé de 3 unités de recherche et accueille environ 90 chercheurs et enseignants chercheurs ainsi que 80 doctorants et 25 post-doctorants. Le département de chimie dispense une formation de pointe par la recherche et prépare au DENS, avec des promotions annuelles d'environ 15-20 normaliens. Il est aussi en charge de l'administration de la préparation à l'agrégation de chimie. Les unités du département de chimie ont pour tutelles l'ENS-PSL, le CNRS et Sorbonne Université ou l'ESPCI, et sont localisées sur 3 sites : 24 rue Lhomond, site principal, campus de l'ESPCI et campus Pierre et Marie Curie de SU. L'administration du département et de ses unités est organisée au sein d'une plateforme mutualisée, comprenant un pôle RH et un pôle finance. Le budget global du département et de ses 3 unités, géré par la plateforme mutualisée, est environ 6 M€, hors masse salariale d'état.

**Place du poste dans l'organisation **:Ce poste est placé sous la responsabilité hiérarchique de la direction du département en lien avec les directeurs des unités du département.

**Spécificités du poste**:

- Obligation de confidentialité renforcée
- Contraintes horaires liées aux calendriers de gestion
- Poste multi-sites

**Champ des relations**:

- En interne : direction des études et des unités de recherche, ensemble de la communauté du département, services centraux de l'ENS
- En externe : visiteurs, invités, fournisseurs, prestataires, services administratifs des autres tutelles,

**Activités et responsabilités**:
Administration générale et pilotage:

- En lien avec la direction du département et de ses unités, participer à la réflexion sur les axes stratégiques de développement du département afin d'organiser et conduire la politique qui en découle
- Assister la direction du département et de ses unités et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
- Elaborer et mettre en œuvre des indicateurs de pilotage et d'outils d'aide à la décision
- Mobiliser et coordonner les moyens humains et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
- Organiser, encadrer et/ou animer les services supports (administratif et financier, informatique, technique et logistique) en tenant compte des objectifs fixés par la direction du département et de ses unités, des contraintes, et en favorisant un cadre valorisant pour les collaborateurs
- Piloter l'organisation fonctionnelle du département
- Informer et accompagner dans leurs démarches administratives les interlocuteurs du département

Affaires budgétaires et financières:

- Participer à l'élaboration du budget et mettre en œuvre les demandes de budgets rectificatifs
- Suivre et analyser l'exécution du budget
- Superviser la gestion comptable et financière du département et de ses unités (processus commandes d'achat et missions)
- Valider les engagements juridiques

Gestion des ressources humaines et encadrement:

- Contribuer au recrutement des personnels administratifs et techniques
- Elaborer les fiches de postes et assurer leurs mises à jour
- Organiser et superviser les campagnes collectives RH BIATSS
- Assurer le suivi des agents rattachés à la direction du département
- Mener les entretiens professionnels, définir les besoins en formation et accompagner les parcours professionnels des agents

Aspects logistiques, hygiène et sécurité:

- Coordonner les aspects logistiques, d'hygiène et de sécurité en lien avec la directrice adjointe du département en charge de l'hygiène et sécurité
- Veiller à la maintenance générale de premier niveau des locaux
- Veiller au respect des conditions d'hygiène et sécurité

Communication et Qualité de vie au travail:

- Organiser les moyens de communications internes et externes ; newsletter, affichage, site web
- Mettre en place des actions pour l'amélioration de la qualité de vie au travail en coordination avec la direction du département et ses unités ; aménagements des locaux, groupes de réflexion, journées du département

**Compétences**:
Connaissances:

- Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics et au milieu de la recherche scientifique
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur
- Techniques de management
- Méthodologie de conduite de projet
- Connaissances budgétaires générales
- Connaissance générale des règles d'hygiène et de sécurité
- Techniques de commu