Assistant Administratif - Paris e, France - CNRS

CNRS

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Date Limite Candidature : lundi 26 juin 2023

**Informations générales**:
**Intitulé de l'offre **:Assistant administratif (H/F)/Temps incomplet : 50%**
Référence : UMR8545-MATMOU-017
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : PARIS 14
Date de publication : lundi 5 juin 2023
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 12 mois
Date d'embauche prévue : 1 septembre 2023
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : à partir de 1007,10 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : Niveau 4 - (Bac)
Expérience souhaitée : Indifférent
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Technicien-ne en gestion administrative

**Missions**:
L'assistant administratif sera en charge d'un certain nombre d'activités polyvalentes qui concourent au bon fonctionnement de l'UMR PJSE: accueil et orientation des agents et invités, courrier, secrétariat, gestion des accès et assurera un support logistique lors des événements organisés par l'UMR

**Activités**:

- Gestion du personnel- Accueillir, renseigner et orienter les agents et usagers
- Gérer les demandes d'accès aux ressources (bureaux, accès particuliers, informatique) en fonction des catégories d'agents et d'usagers et créer les badges d'accès via le logiciel Prowatch
- Communiquer les informations nécessaires aux nouveaux entrants et aux sortants ; être le point de contact principal et faciliter l'installation
- Envoyer des mailings d'information sur les invités dans l'unité
- Mettre à jour des bases de données et de suivies
- Prendre en charge des missions pour les agents et invités (transports, hotel, etc.)

Gestion logistique- Assurer la gestion, la collecte et la distribution du courrier et des colis des agents de l'unité
- Gérer les stocks de fourniture de bureaux, les demandes d'achats en fournitures, mobilier, papier, en assurer la réception, le service fait et la mise en place dans les différents espaces dédiés
- S'assurer du bon fonctionnement des matériels et vérifier la propreté des lieux et des installations en lien avec les prestataires (fontaines à eaux, ménage, etc.) - Être le contact principal des agents de l'unité sur les problématiques liées au bâtiment dans l'unité, en assurer le suivi et l'interface avec les services concernés de l'ENS- Gérer, en appui à la secrétaire générale de l'unité, les dossiers d'aménagement et de travaux au sein du bâtiment
- Organiser des réunions
- Réserver des salles pour les réunions, séminaires, événements organisés au sein de l'unité
- Participer à l'organisation des événements, à la mise en place des espaces et à l'accueil des participants
- Archiver et classer des documents, ranger les bureaux de stockage

**Compétences**:
Sens des responsabilités / Sens du relationnel / Savoir travailler en équipe / Connaissance générale des techniques de gestion administrative / Anglais

**Contexte de travail**:
L'UMR Paris Jourdan Sciences Economiques est un laboratoire de recherche et constitue la plus grosse UMR en économie de France. Cette unité multi-tutelles (CNRS, ENS, EHESS, ENPC, INRA, Université Paris 1) est le lieu dans lequel la recherche de PSE - Ecole d'Economie de Paris s'effectue au plus haut niveau international et est localisée dans les locaux de l'Ecole Normale Supérieure, boulevard Jourdan à Paris. L'UMR est composée d'une centaine de chercheurs, 150 doctorants et d'une équipe administrative de 10 personnes sous la responsabilité de la secrétaire générale. Les budgets de l'UMR sont gérés principalement par deux entités : le CNRS qui a délégation de gestion pour cinq tutelles de l'unité, et PSE-Ecole d'Economie de Paris

**Contraintes et risques**:
Temps incomplet : 50% - disponibilité requise lors de l'organisation d'événements