Secrétaire de Direction - Marseille, France - Lycée des Calanques

Description

_secrétaire de direction _
- poste pouvant donner suite à un emploi pérenne à 50% par la suite voir a temps plein en fonction des circonstances._

**Gestion Ressources Humaines**
- Créer les dossiers des nouveaux personnels ministère, archiver si nécessaire
- Recueillir les éléments et les demandes de contrat auprès de la DRAAF
- Gestion administrative sur RenoiRh des arrêts maladie personnels ministère, accidents de travail, absences, demande de congés, gestion des demandes de renseignements diverses (SFT, demande congé de paternité, rupture conventionnelle)
- Vacataire : fiche navette - préparer les dossiers des déclarations trimestrielles des heures de chaque vacataire (voir procédure) - signature Proviseur - transmettre à la DRAAF (bordereau ou courriel) - faire signer les vacataires lors du retour des contrats d'engagements + Suivi HSE avec le proviseur adjoint
- Tenir à jour les absences du personnel sur fichier excell - extraction par trimestre des absences pour saisie sur Guépard
- Saisir les tableaux lors de grève déclarée
- Frais de déplacement (Chorus DT) lien avec le Responsable Formation Locale qui centralise sur le logiciel Chorus
- Suivi des visites médicales du personnel ministère et sur budget en lien avec l'infirmière
**Secrétariat de direction** (en lien avec le Proviseur)
- Courrier arrivé : Ouvrir, enregistrer dans le registre du courrier arrivé - le présenter au Proviseur avant copies/diffusion dans les différents services
- Courrier départ : rédiger les courriers divers (document, lettre, ordre de mission, note de service, bordereau d'envoi) et attribuer un numéro de référence, affranchissement - relation avec la poste pour des envois en nombre et facteur au quotidien
- Boîte mail Lycée : transférer aux différents destinataires suivant le sujet / Téléphonie : prise de message si nécessaire / ouverture du portail si nécessaire
- Agenda : agenda partagé avec les autres services - gérer l'agenda du Proviseur
- Effectuer un premier traitement des dossiers, collecter et transmettre les informations au Proviseur pour signature (fiches de sorties, absences, changement d'EDT, demande de formation..)
- Répondre à l'enquête sur l'insertion scolaire et professionnelle à court terme des sortants de l'EA
- Archivage, suivi des calendriers (sécurité, personnel administratif, général)
- Transmettre le tableau des sorties à la DRAAF
- Dans le cadre des conseils intérieurs, élections, les commissions d'éducation, les conseils de discipline : préparation des dossiers, frappe de documents (compte rendu, courrier, rédaction PV, décision, notification de la décision)
- Organiser les élections (parents et personnel), suivi et transmission des résultats au Campus
- Examens : Transmettre les convocations pour les examens aux enseignants, envoi des rapports, élaboration de calendrier fin d'année,
- Réservation véhicule sur booked à la demande du proviseur ou enseignant
- Saisir les MIP, MAP, EIE pour validation DRAAF, certification

**Secrétariat de l'assistante de prévention** (en lien avec la gestion)
- Assister l'infirmière pour préparer la COHS du lycée en liaison (dossier) avec la vie scolaire, l'infirmière, la gestionnaire
- COVID 19 : PRA, PCA rédaction
- Courriers à la DIRECCTE - machines dangereuses en lien avec les profs technique et l'infirmière
- Collaborer avec l'agent de prévention de l'EPL et l'infirmière

**Responsable local de formation** (en lien avec le personnel)
- Informer nominativement les agents
- Formation : Création des nouveaux agents (SAFO), réceptionner les demandes de formation pour les présenter à la signature du Proviseur, renseigner le dossier d'inscription pour une formation sur le site SAFO, envoyer par courriel la demande de validation auprès de FORMCO,
- Chorus DT

**Elèves** (en lien avec la vie scolaire/CPE)
- Rendez-vous avec le Proviseur (commission éducative, conseil de discipline, parents..)
- Organiser les conseils de discipline
- Gestion et archivage des codes IACA (informatique)

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 1 480,00€ à 2 010,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Expérience:

- secrétariat de direction: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 11/03/2024