Assistante de Direction - Quimper, France - EPSM du Finistère Sud

EPSM du Finistère Sud

Entreprise vérifiée

Quimper, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**À propos de nous**:

- L'EPSM du Finistère Sud de Quimper est l'établissement de référence en psychiatrie et santé mentale de la Cornouaille. Il assure une offre de soins complète en psychiatrie adulte, psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent, et dispose d'une offre intersectorielle en matière de prise en charge des urgences, d'addictologie, de psychiatrie du sujet âgé et de prise en charge du handicap psychique.

**Mission**:
**Secrétariat de Direction des Soins**:

- Accueil physique et téléphonique : information et orientation des personnes,
- Gestion du courrier de la Direction des Soins (entrant/sortant) : réception et scanne des courriers ; saisie, enregistrement dans le répertoire « courriers/notes de la DSIRMT »,
- Gestion des parapheurs de signatures : ordres de mission, demandes de fermetures ponctuelles d'unités, relevés d'astreintes, demandes ponctuelles d'intervention à l'IFPS etc,
- Gestion des rendez-vous sur l'agenda électronique partagé du Directeur des Soins selon les priorités définies,
- Mises à jour documentaires (alertes, notes, procédures) dans BlueKango,
- Organisation des réunions d'impulsion Direction des Soins : _Convocations, ordre du jour, mailings, réservations de salles, gestion des clés, vérifications en amont du vidéoprojecteur/son, reprographie, fléchage, liste d'émargements, commande café-collations etc._
- Prise de notes ou comptes rendus de réunions suivant les consignes transmises,
- Réservation de véhicules, le cas échéant de train, avion, hôtels
- Gestion des stocks de fournitures de bureau et commandes logistiques : café, collation etc,
- Commande de ramettes papier, cartouches du photocopieur + imprimantes, appel à la maintenance technique en cas de panne si besoin,
- Classement et archivage des dossiers « papier » DSIRMT en cohérence avec les fichiers informatiques, reprographie,
- Saisie en octobre des noms des cadres de santé dans le tableau N+1 des« Permanences et astreintes des cadres de santé » suivant indications transmises par l'ACH,
- Mises à jour fréquentes sur BlueKango du tableau des « Permanences et astreintes des cadres de santé » - gestion de l'absentéisme ou demande de modification de planning,
- Contributions à la rédaction du rapport d'activité N+1 de la DSIRMT / CSIRMT via l'enregistrement régulier dans un tableau dédié d'éléments et indicateurs retenus et validés,
- Application de la procédure « Gestion des jours de grève » pour la DSIRMT, le cas échéant, pour retransmission des données vers la DRHRS,
- Participation à la mise en forme et exploitation d'enquêtes - questionnaires avec l'aide des outils comme SCANX...
- Participation à la préparation de journées, conférences, colloquesportés par la DSIRMT,
- Communications régulières sur l'actualité de la Direction des Soins via les tableaux d'affichage à l'entrée du service, les mails, l'utilisation d'espaces partagés, de BlueKango etc.

**Autres activités du secrétariat de la Direction des Soins**:

- Gestion des demandes de stage des soignants (hors IFPS Quimper) relevant de la DSIRMT, et en lien avec le Département de la Formation Permanente.

**Profil**:
**SAVOIR-FAIRE ET COMPETENCES REQUIS DANS LA FONCTION**
- Savoir établir les priorités dans son travail, et les planifier,
- Savoir identifier les informations communicables à autrui tout en étant discret et en respectant les règles de confidentialité qui s'imposent,
- Savoir proposer des actions d'amélioration,
- Maîtriser les outils bureautiques (environnement Microsoft),
- Maîtriser les autres outils utilisés par la DSIRMT : BlueKango, SCANX (lien avec la DACQ).

**QUALITES REQUISES**
- Qualités relationnelles,
- Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse,
- Grande rigueur et conscience professionnelle,
- Sens de l'anticipation,
- Capacités d'adaptation,
- Grande rigueur et confidentialité.

**Candidature** : lettre de motivation, CV et 3 derniers entretiens d'évaluation si mutation.

**Poste à pourvoir au 1er avril