Assistant-e Du Directeur Et Gestionnaire - Villeurbanne, France - INRAE

INRAE

Entreprise vérifiée

Villeurbanne, France

il y a 3 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Présentation INRAE**:
L'Institut national de recherche pour l'agriculture, l'alimentation et l'environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de personnes, avec 268 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l'animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

**Environnement de travail, missions et activités**:
=> Environnement

Le centre Lyon-Grenoble Auvergne-Rhône-Alpes crée au 1er janvier 2020 réunit une vingtaine d'unités de recherche et près de 500 agents répartis sur les sites de Lyon, Grenoble et Thonon les Bains.

Les services d'appui du centre sont regroupés au sein de l'unité SDAR (Services Déconcentrés d'Appui à la Recherche) d'environ 55 membres localisés sur les sites de Lyon et Grenoble. Les Services Déconcentrés d'Appui à la Recherche dirigés par le Directeur des Services d'Appui (DSA), mettent en oeuvre, au bénéfice des unités qui en dépendent, l'ensemble des fonctions d'intérêt collectif relevant de la responsabilité locale du Président.

=> Equipe

Le service Secrétariat Général intervient en proximité auprès du Président de Centre et du Directeur des Services d'Appui à Lyon-Villeurbanne et du Directeur des Services d'Appui Adjoint à Grenoble-Saint-Martin-d'Hères, il réalise également la gestion administrative des agents de l'Unite SDAR.

Il est composé de 4 personnes:

- La Coordinatrice du Secrétariat Général à Lyon-Villeurbanne
- L'Assistante du Président de Centre et gestionnaire administrative à Lyon-Villeurbanne
- L'Assistante du Directeur des Services d'Appui (DSA) et gestionnaire administrative à Lyon-Villeurbanne
- La gestionnaire financière à Grenoble-Saint-Martin-d'Hères

Le poste d'Assistant-e DSA et gestionnaire administratif-ve sera basé à Lyon-Villeurbanne, il remplace une absence maternité.

=> Missions

Vous assurez des fonctions polyvalentes d'assistance administrative du DSA et de l'unité SDAR, vous participez à la gestion de dossiers transversaux et vous réalisez des actes administratifs et des actes de gestion dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement

L'Assistant-e DSA et gestionnaire administrati-ve intervient quotidiennement auprès des membres de la direction et des collaborateurs exerçant des responsabilités opérationnelles.

=> Activités

Vous serez en charge de:

- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances, Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés, Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers, Rédiger des notes et des courriers administratifs, Rédiger des documents simples d'information, Prendre en charge de façon autonome certaines activités liées au fonctionnement du service, Suppléer pour les régularisations des badgeages et des absences
- Prendre des messages téléphoniques, informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes, Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur, Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe, Gérer le courrier postal et les colis, Traiter le courrier électronique et les répertoires partagés, mettre à jour les listes de diffusion
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines du service en appliquant les procédures dédiées, instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative, - Procéder aux opérations d'engagement de dépenses (devis, commandes, notes de frais), collecter, contrôler, classer et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines, preparer les réponses aux enquêtes
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service et participer à l'organisation de manifestations (réunions, séminaires, AG, déplacements ),
- Rédiger des comptes-rendus notamment des réunions du CODIR SDAR

**_Déplacements occasionnels à Grenoble_**

***
**_Activité en binôme pour continuité de service (prise de congés)_**

***

**Formations et compétences recherchées**:
**BAC**

Expérience souhaitée en secrétariat, gestion administrative
- Connaissances_
- Techniques de communication, s'exprimer de façon claire et concise, rédaction sans faute d'orthographe, techniques de prise de notes
- Règles et techniques générales de la comptabilité
- Elaboration de documents,