Office Manager Junior - Paris, France - Facilib

Facilib

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Nous recrutons pour notre client, une association spécialisée dans le secteur de la Bioproduction, Un(e) Office Manager Junior.
- **MISSIONS**_

Le rôle de l'Office Manager est essentiel pour assurer le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l'association. Le/la titulaire du poste sera responsable de diverses tâches de gestion et de coordination pour soutenir les activités de l'association et contribuer à la réalisation de ses objectifs.

**Responsabilités Principales**:

- Gérer la partie administrative et financière de l'association :_
- Organiser au démarrage de l'association, et maintenir ensuite les processus de fonctionnement et de gestion efficaces de l'association en respectant les réglementations en vigueur.
- Gestion financière : Être l'interface avec le cabinet comptable mandaté, transmettre les documents (factures, relevés bancaires, notes de frais, etc ), suivre les dépenses, les recettes et la trésorerie, élaborer les rapports financiers et documents d'activité avec le cabinet comptable, etc
- Préparation de documents, rapports et présentations pour les réunions
- Rédaction des Procès-Verbaux des Conseils d'Administration et des Assemblées Générales.
- Gérer les relations et les contrats avec les prestataires/fournisseurs de l'association.
- Être le référent matériel et IT et l'interlocuteur principal auprès du soustraitant en charge de l'IT.
- Gérer les adhérents : enregistrer les nouvelles adhésions, mettre à jour les informations professionnelles des adhérents, gérer l'appel à cotisation et leur paiement. Tenir à jour le CRM de l'association.
- Gérer la partie administrative du personnel de l'association_
- Être l'interface auprès du cabinet comptable en charge de la gestion de la paie, transmettre les informations nécessaires à l'établissement des bulletins de paie.
- Être le relais social auprès du cabinet et s'assurer que tout l'aspect social de l'association est à jour.
- Participer aux recrutements futurs de salariés de l'association et à leur intégration
- Être le contact privilégié des écoles et universités pour les sujets de formation et d'attractivité de la filière et identifier des possibilités d'alternance au sein de l'association.
- Assister la Direction Générale_
- Gestion de l'agenda du Directeur Général.
- Organisation logistique des réunions, ateliers, conférences et événements internes et externes en étroite collaboration avec le/la futur(e) responsable communication et marketing.
- Soutien à la coordination des projets et des initiatives de l'association.

**Cette liste est non exhaustive. En fonction de vos compétences/votre appétence, d'autres responsabilités pourront vous être confiées. Il s'agit d'un poste très polyvalent avec des possibilités d'évolutions.**
- **PROFIL**_

Afin de réussir et de vous épanouir à ce poste, plusieurs qualités sont attendues:

- Faire preuve **d'organisation, d'autonomie, de rigueur et d'une bonne gestion du temps**:

- Avoir un **très bon sens de l'écoute et un excellent relationnel**, alliant **bienveillance, discrétion et esprit d'équipe.**:

- Apprécier la **polyvalence** des missions et avoir de **bonnes capacités d'adaptation et une capacité à prendre des initiatives.**:

- **Sensibilité à la confidentialité et à la gestion des informations sensibles.**
- Avoir un **très bon niveau d'expression oral/écrit** en français (vous serez amené(e) à échanger directement avec des présidents/dirigeants d'entreprises, etc).

**Diplômé(e) d'études supérieures en administration et gestion des entreprises ou équivalent** (Niveau Licence/Bachelor minimum), vous avez une première expérience (stage, alternance inclus) dans un rôle **d'Office Manager **impliquant un **support Administratif / Financier / RH,** de préférence dans une association ou une entreprise similaire.**.**

Vous avez une **bonne connaissance des réseaux sociaux** et vous maitrisez le **pack office et les outils digitaux (CRM, etc)** qui facilitent le partage d'information. La **gestion de projet** vous intéresse.

**Connaissance du secteur de la bioproduction ou de l'industrie pharmaceutique** serait un atout.

Un niveau d'**anglais intermédiaire/courant** est souhaité.

**Télétravail possible **à raison de 1 à 2 jours par semaine.

Conditions : 32-36K€ brut/an, TR, titres de transport, etc.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 32 000,00€ à 36 000,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Titre-restaurant

Programmation:

- Travail en journée

Question(s) de présélection:

- Quelles sont vos prétentions salariales ?
- A partir de quand êtes vous disponible pour une prise de poste ?
- Quel est votre niveau d'anglais (B2, C1,...) ?
- Quel est votre maitrise des réseaux sociaux ?
- Avez vous une première expérience en RH / Admin / Précompta / Gestion de projet