Assistant de Direction - Neuilly-sur-Seine, France - TIM

TIM

Entreprise vérifiée

Neuilly-sur-Seine, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Pour notre client, société spécialiste en BTP, nous cherchons un/e Assistante de direction.

Vous allez gérer différents axes:
**Secrétariat**:

- Accueil téléphonique : filtrage et traitement des appels téléphoniques
- Accueil physique de visiteurs externes, clients, fournisseurs, courrier.
- Rédaction courriers : Correction, aide à la rédaction de courriers « chantier », courriers administratifs.
- Relecture/correction et mise en forme de documents
- Commandes diverses : fournitures, cartes de visite, café
- Commandes et gestion des stocks **EPI**:

- **Portail Entreprise (sharepoint)** : mise à jour des informations, dossiers et documents
- Traitement du courrier : collecte, ouverture, diffusion, envoi (postal)
- Prise de connaissance des mails (boite contact ou personnelle) : dispatching et/ou traitement
- Gestion des déplacements des collaborateurs : réservation train, hôtel.
- Archivage

**GESTION DU PERSONNEL et RELATIONS SOCIALES**:
**Salariés**:

- Gestion des dossiers du personnel, des intérimaires et prestataires extérieurs
- Médecine du travail : organisation des visites médicales d'embauche et suivi, aptitudes
- Suivi RTT / Congés via LUCCA
- Contrôle des fiches d'activités (excel par salarié) : vérification des jours posés, etc
- Gestion des Avis à Tiers Détenteurs (saisie salaire,)
- Traitement des variables de paie et communication à la RAF : fichier excel préparation paie à tenir à jour.
- Accueil des nouveaux arrivants : EPI, explication outils et portail (sharepoint), organisation, accueil RH
- En lien permanent avec les collaborateurs : renseignements divers, relationnel, filtre avec la Direction
- Communication interne avec le personnel : notes internes
- CSE : gestion des élections de A à Z (tous les 4 ans) - Prochaines élections en avril 2023

**Salariés intérimaires et prestataires**:

- Relations Agences d'interim
- Création et Contrôle des fiches d'activités
- Gestion des contrats interim
- Validation des relevés d'heures des intérimaires

**GESTION COMMERCIALE / AFFAIRES**:

- Mise à jour des CV des collaborateurs : mettre à jour pour chaque nouvelle mission le CV de chaque collaborateur
- Relances de règlement
- Références : mise à jour et édition de nos références (à chaque affaire)

**Dossiers affaires**
- Création d'une affaire
- Suivi des dossiers affaires, des temps activités
- Mise à disposition des informations sur le portail sharepoint
- Réponse à Appels d'offres (mise en forme)
- Impression et classement des factures mensuelles
- Dossier litiges
- **EDIFLEX **(CHORUS) : déposer les documents des marchés publics, les factures

**GESTION SOCIETE**:
**Gestion courante**:

- Recueil des documents administratifs spécifiques de l'entreprise (URSSAF, Kbis etc )
- Tenue à jour de ces documents sur les sites dédiés (attestation légale etc ), provigis.
- Gestion parc véhicule / Location de véhicules : mise en place et suivi des locations.
- Validation des factures fournisseurs via ESKER
- Sites de collecte de nos documents administratifs

**Déclarations annuelles et abonnements**:

- Formation : déclaration **annuelle** du Bilan Pédagogique et Financier
- Convention collective : abonnement
- Médecine du travail : Déclaration annuelle

**Votre profil**:

- Vous êtes diplômé.e **Bac+2 en Gestion administrative et commerciale** des organisations ou support à l'action managériale :BTS Assistant de gestion PME/PMI ou NDRC, DUT GACO ou GEA...
- Vous justifiez idéalement d'une première expérience professionnelle sur des fonctions similaires et de préférence en BET ou dans le domaine du BTP, ingénierie.
- Vous faites preuve de rigueur, d'un vrai sens pratique et avez la culture de l'efficacité.
- Vous êtes autonome et proactive dans l'organisation de votre travail et faites preuve d'un vrai sens pratique dans votre organisation.
- Vous savez gérez les priorités et votre adaptabilité vous permet de réponse aux sollicitations avec réactivité.
- Vous êtes reconnue pour votre aisance relationnelle, votre dynamisme et appréciez le travail en équipe.
- Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques et bureautiques : OS365 (sharpoint, teams, outloook) et le pack office : excel avancé (formules, tableaux croisés dynamiques, graphiques), word (mise en page et publipostage).
- Vous êtes à l'aise dans la recherche d'informations sur internet et les outils digitaux.

**Poste basé à NEUILLY SUR SEINE 92200, puis Quai de la Rapée 75012 à partir de 2025**
Contrat intérim 3 mois+ CDI,base 39H avec RTT, horaires de travail**:

- Lundi à jeudi : 8h30 - 12h30 et 13h30 - 17h30
- Vendredi : 8h30 - 12h30 et 13h30 - 16h30

Télétravail possible 2 jours par semaine sous accord du manager (après validation de la periode d'essai)

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 2 200,00€ à 2 900,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Expé