Assistant administratif H/F C24123 - Lyon, France - SOM

Description

Poste : Les missions décrites ci-après sont gérées en binôme avec une autre assistante (en gras les tâches les plus récurrentes) :

- Facilitation des activités et de la logistique :
- Gestion des déplacements, réservation des billets et de l'hébergement en cas de déplacements groupés
- Commande de matériel et fournitures
- Suivi des fournitures (réception et stockage des commandes)
- Gestion des fournitures (suivi du stock et des besoins)
- Suivi des demandes liées à l'Immobilier (outils interne + Excel)

- Gestion d'évènements
- Organisation matérielle de réunions, séminaires, plénières ou autres événements : planification, invitations, réservation des espaces, demandes des devis de restauration, appui logistiques (émargement, badges, coordination des intervenants,...)
- Gestion et commande des demandes de séminaires / évènements (notamment demandes de restauration, plateaux repas, petits déjeuner)
- Organisation des Cafés du SI (planification, invitations, points logistiques si besoin)
- Contrôle des factures associées à ces prestations

- Communication
- Communication institutionnelle du pôle
- Envoi de mails d'informations généraux
- Mise à jour des sites SharePoint sur les informations générales (logistique, administratif,...)
- Affichages dans les locaux
- Communication interne / évènementiel
- Création et modifications de documents (Word, Powerpoint...)

- Gestion des arrivées et départs
- Création et suivi du dossier administratif du nouvel arrivant
- Accueil et accompagnement le jour de l'arrivée
- Préparation des goodies (pour les agents)
- Envoi d'un mail de bienvenue avec des liens utiles au nouvel arrivant
- Mise à jour du Trombinoscope en fonction des mouvements

Profil : Les incontournables :
- Bonne maîtrise d'EXCEL (tableaux croisés dynamiques, formules simples)
- Capacité à rédiger des mails de communication (bon orthographe, esprit de synthèse)
- Sens du service et de la relation
Entreprise : Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs d'activités : énergies, mines, pharmacie, chimie, défense, ferroviaire, agroalimentaire, automobile, aéronautique, spatial, collectivités... Ses collaborateurs, en France et à l'international, assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie est basée sur un système de valeurs, le " Made in Ortec ", qui place la sécurité, l'innovation et la formation au rang de priorités.