Responsable Administratif Du Siumpps - Marseille, France - Aix-Marseille Université

Aix-Marseille Université

Entreprise vérifiée

Marseille, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Employeur**:
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

**Mission**:
Membre de l'équipe de direction, le responsable administratif F/H travaille en collaboration avec le directeur et secrétariat administratif. Sous l'autorité du directeur, le responsable administratif assure un pilotage administratif du SIUMPPS réparti sur cinq antennes. Il assure un rôle de coordination et de gestion administrative du service.

Le responsable administratif mobilise et coordonne les moyens humains, financiers et matériels du SIUMMPS. Il encadre directement les équipes administratives.

Les activités de la fonction de responsable administratif s'articulent autour de quatre axes majeurs à savoir l'encadrement, l'activité de pilotage, la gestion financière et la gestion des ressources humaines.

En relation avec la Direction générale des services, et rattaché fonctionnellement au Directeur général adjoint des services « Pôle responsabilité sociétale de l'établissement », il décline la feuille de route et les objectifs de la DGS, il veille à la cohérence de l'organisation du service avec l'organisation globale de l'université et fait le lien avec les services centraux (DCP, DRH, DAJI, DEPIL, DEVE, DAF).

Il encadre environ 10 personnes : 2 catégories A, 4 catégories B et 4 catégories C.

**Activités principales**:

- Diriger, coordonner, animer et superviser le fonctionnement régulier et continu des services du SIUMPPS ;
- Assurer une fonction de conseil auprès du Directeur ;
- Décliner la feuille de route de l'administration ;
- Planifier et contrôler la mise en œuvre des moyens du service aux plans financier et humain ;
- Piloter des projets d'évolution technique ou organisationnelle de la structure ;
- Assurer une veille réglementaire et la bonne déclinaison des mesures législatives et réglementaires ainsi que des procédures de l'université ;
- Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, superviser la communication interne et externe,
- Evaluer et présenter le résultat des actions menées par rapport aux objectifs de la structure, en établir un bilan ;
- Contribuer à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure ;
- Organiser les instances de la structure ;
- Veiller à la conformité, en liens avec la DAJI, des Statuts de la structure ;
- Gérer les dossiers sensibles et les situations de litige en lien avec les directions centrales ;
- Rendre compte auprès de son Directeur et du Directeur général adjoint RSE.

**Principaux domaines de compétence**:
**Assurer la coordination**:

- Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet
- Coordonner les aspects logistiques du SIUMPPS
- Assurer l'interface avec les structures internes de l'université et les établissements partenaires
- Piloter la gestion des étudiants recrutés par le service dans le cadre des étudiants relais santé
- Proposer et conduire une politique de communication en interne et à l'externe, s'assurer du relai des informations en interne
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
- Suivre l'évolution de la réglementation en matière de médecine préventive

**Assurer la mise en œuvre de la stratégie et participer au pilotage**:

- Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités, rédiger et mettre à jour les procédures du service, homogénéiser les pratiques entre antennes.
- Participer aux réunions de service et appuyer le directeur dans leur préparation, déroulement et suivi des actions
- Suivre l'activité du service par la définition d'indicateurs en lien avec le directeur, en assurer le suivi et produire les tableaux de bord et de suivi d'activités
- Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation,
- Représenter le directeur du service, auprès des partenaires internes et externes et des tutelles,

**Superviser la mise en œuvre des ressources financières**:

- Etablir et proposer le budget, en contrôle