Assistant·e de la présidence - Toulouse, France - TOULOUSE INP

Description

À propos de nous

Toulouse INP regroupe 6 grandes écoles d'ingénieurs et près de 7000 étudiants. Agronomie, chimie, matériaux, procédés, génie industriel, électronique, hydraulique, informatique, télécommunications, mécanique, sciences vétérinaires, météorologie et climat... sont autant de domaines dans lesquels Toulouse INP dispense des formations d'excellence reconnues au niveau national et international. Son offre de formation comporte des diplômes d'ingénieurs mais aussi des masters, des doctorats et des diplômes d'établissement, ainsi qu'un cycle préparatoire.

Toulouse INP propose également une offre de formation continue et professionnelle.

Mission

Les missions et activités de l'agent se déroulent au sein du cabinet de la Présidence.

Mission 1 : Gestion du secrétariat particulier de la Présidente

Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier, information et orientation des appels et des usagers

Gestion de l'agenda électronique, suivi de la messagerie électronique et des parapheurs électroniques

Tenue à jour des comptes de services et groupes institutionnels liés à la Gouvernance sur PARTAGE : convocation, gestion des listes, dépôt de documents (ordres du jour, comptes rendus...)

Rédaction et mise en page des courriers, des attestations et des décisions

Préparation des dossiers supports des réunions

Enregistrement, diffusion et suivi de l'information, classement et archivage

Organisation d'évènements internes (Réunions, séminaires, cérémonies, déjeuners, buffets...)

Mission 2 : Assurer la gestion et continuité administrative du secrétariat de la Présidence

Remplacement de l'assistante du DGS lors de ses absences et gestion de l'agenda du DGS

Organisation du secrétariat FSD en lien avec le HFDS du MESR, le FSD et les FSD-adjoints de Toulouse INP ainsi que la responsable du service Relations Internationales

Gestion administrative des distinctions honorifiques (en lien avec le Rectorat, écoles et différents intéressés, Association des Membres de l'Ordre des Palmes Académiques 31)

Organisation et gestion des frais et missions de la gouvernance, des déplacements individuels et de groupes

Appui à la Vie Institutionnelle et aux affaires générales : instances, élections...

Rôle d'interface entre les services de la Présidence et les services centraux

Gestionnaire de HelloCSE, la plate-forme d'avantages à disposition du personnel de Toulouse INP

Contraintes et difficultés :

Saisonnalité de la charge de travail

Gestion des situations d'urgence, réactivité

Gestion d'une grande masse d'informations

Capacité au dialogue et à la médiation

Intérêts du poste :

Travail en autonomie,

Vision d'ensemble de l'activité du service et de l'établissement

Relationnel en interne et avec les différents interlocuteurs externes

Polyvalence des missions.

Profil

Les savoirs :

Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche au niveau national et régional

Connaissance de l'organisation du fonctionnement et de l'activité de l'établissement, de ses composantes et de ses services centraux.

Les « savoir-faire » :

Maitrise des outils bureautiques

Sens de l'accueil

Sens de l'organisation

Capacité d'analyse des situations

Savoir informer et rendre compte

Les « savoir être » :

Capacité d'initiative et d'autonomie

Rigueur et capacité de réaction rapide

Sens du contact (amabilité) et de la diplomatie

Respect de la confidentialité, respect de l'usager

Disponibilité