Assistant Secrétaire de Direction - Lyon, France - APAJH AUVERGNE RHONE ALPES

APAJH AUVERGNE RHONE ALPES

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Le Pré Vert Belleville accueille 18 adultes en situation de handicap nécessitant un accompagnement éducatif permanent dans les actes de la vie quotidienne. Dans le respect des valeurs de la Fédération des APAJH, l'établissement met en œuvre un projet de vie qui place le résident au cœur du dispositif d'accompagnement.

Vous assistez l'équipe de direction et plus largement l'équipe éducative afin d'optimiser la gestion de leur activité (accueil téléphonique, accueil physique, communication, préparation de réunions, prise de RV, gestion courrier ). Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure avec un souci permanent de confidentialité. Vous travaillez en lien avec les services supports comptabilité et RH du Territoire.

Vous occuperez le poste d'Assistant secrétariat de Direction et vous serez amené à:
Etre support du personnel de l'établissement pour toutes les tâches administratives:
Gérer le courrier entrant et sortant
Gérer les appels téléphoniques, les messages
Produire ou finaliser des courriers, notes, rapports, compte-rendu de réunions, brochures, modèles

**Gérer en relation avec le service RH**:
Diffusion interne des offres d'emplois APAJH
Le dossier de la médecine du travail (prise de Rdv)
Rédaction et suivi des contrats CDD (délais, signatures )
Déclarations Préalables à l'embauche (DPAE)
Préparation des éléments variables de paie
Assurer la mise en œuvre et le suivi des dossiers suivants
Fournitures administratives et produits d'entretien (préparation et saisie des commandes, suivi stocks)
Assurance (déclarations et suivi des sinistres)
Suivre parc voiture, demande de devis

**Gérer en relation avec le service comptabilité**:
Prendre en charge les tâches préparatoires à la saisie comptabilité
Suivre les commandes (relances, réception, rapprochement des pièces )
Préparation de la facturation prix de journée
Suivi paiement client et relance

**Suivre et mettre à jour les systèmes d'information**: site internet, base de données des personnes (Via Trajectoire, Mediateam, SIRH )

**Qualité du service rendu**:
Appliquer les procédures existantes, proposer mise à jour
Aide à la mise en page et la rédaction des supports qualités
Collaborer aux enquêtes de satisfaction

Vous recherchez une équipe à taille humaine qui vous fait confiance, un cadre de travail qui vous laisse de l'autonomie. ? Vous faites preuve:

- de dynamisme tout en sachant fait preuve de patience,
- d'un bon relationnel, d'une capacité à travailler en réseau et en équipe
- d'une capacité d'écoute et de communication,
- de discrétion, avec la faculté à gérer les relations et le stress

**Vous avez de l'expérience dans**:

- les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint),
- le respect de la norme rédactionnelles et orthographe,
- les méthodes de classement, le suivi tableau de bord
- les modalités d'accueil, la gestion d'un standard téléphonique,

Venez nous présenter votre projet.

Vous avez un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT,...) en assistanat de direction, secrétariat, assistanat de gestion et vous souhaitez construire avec nous une société inclusive, un accès à tout, pour tous » écrivez-nous avant le 30/06/2023.

APAJH AUVERGNE RHONE ALPES
La Fédération APAJH AUVERGNE RHONE ALPES recherchent pour ces différentes structures:
Bac + 2
Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)
CDI
Assistant administratif