de Direction Générale - Nantes, France - Nantes Métropole

Nantes Métropole

Entreprise vérifiée

Nantes, France

il y a 12 heures

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Assistant.e de direction générale

**Nature de l'emploi**:
Fonctionnaire (ouvert aux )

**Poste à pourvoir à partir du**:
01/10/2023

**Temps de travail**:
Temps complet

**Description du service**:
**La direction générale dialogue et transformation de l'action publique (DGDTAP)** a vocation à mettre en synergie plusieurs approches au service de la transformation de l'action publique : le dialogue citoyen, l'évaluation à visée démocratique et le suivi évaluatif, la prospective, l'innovation, la gouvernance ouverte... Elle a également vocation à déployer en interne une meilleure appropriation managériale de ces savoirs-faire,
à faciliter la mise en oeuvre du nouveau projet de collectivité, à développer l'innovation interne, à permettre aux directions d'accompagner les évolutions de la
société et du service public et à soutenir les managers dans leurs fonctions.

**Description de la mission**:
Sous la responsabilité de la Direction Générale Adjointe, vous serez en tant qu'assistante de direction générale en charge d'assurer le secrétariat de la DGA et des fonctions supports qui lui sont directement rattachées ainsi que la coordination de la DG avec les services et partenaires. Vous aurez aussi à animer le pôle secrétariat.

**1Mission d'assistance administrative à la directrice générale**
- Apporte une aide permanente dans la gestion quotidienne des activités administratives de la directrice
- Diffuse des informations générales nécessaires au bon fonctionnement de la direction
- Rédige les courriers en tenant compte des éléments transmis
- Coordonne la préparation de différents dossiers (notes, tableaux de synthèse) destinés aux élus, Cabinet, au DGS, au DGA
- Organisation et gestion des déplacements professionnels tant au niveau administratif
- (ordre de mission, frais de déplacements...) qu'au niveau logistique (transport, hébergement )
- Conception et maintenance du plan classement et d'archivage des dossiers de la DGA (numérique et papier)

**Organisation et participation aux instances pilotées par la DGDTAP et rédaction de comptes-rendus**:

- comité de direction (bimestriel) : (coordination - préparation ODJ)
- bilatérales internes (coordination - préparation ODJ)
- entretiens professionnels (3 et 1 responsable de service)

**Organisation et planification de réunions et gestion des agendas**
- Gestion de la messagerie en priorisant les prises de RDV de la directrice générale et traitement de certains messages (réponse ou orientation)
- DGA : instances DG DTAP, bilatérales DGS, bilatérales homologues DGA, bilatérales DG DTAP, RDV institutionnels, élus, groupe de pilotage dossiers spécifiques...

**Planification et organisation des réunions complexes**

(comité de pilotage, comité technique, GPS pour des élus et des cadres)

Suivi des instances transversales, en coordination avec les directions internes,

les DG, le service Vie des assemblées et le secrétariat général:

- Conseils et bureaux municipaux et métropolitains

(inscription ordre du jour, veille préparation et délais, transmissions dossiers)
- Instances politiques : GPM Dialogue citoyen, G24 dialogue citoyen,
- Instances techniques : groupe marqueur (M6), Grand Débat fabrique de nos villes,

GTM dialogue citoyen, GVT Innovation & Prospective, GTS Projet de collectivité

**2/ Missions secondaires**:
Organisation / préparation rencontre ou temps fort annuel ou ponctuel
(séminaire interne)

**Gestion du courrier**
- Distribution et suivi du courrier arrivée/départ (en relais avec la DDS)
- Référente du logiciel Postman pour l'ensemble de la direction (en lien avec le service courrier)

et veille au délai de réponse

**Gestion documentaire**
- référente abonnement DGDTAP : diffusion magazine /revues / presse spécialisée

**Référente archives** (papier / numérique) pour la direction générale : organisation de l'archivage.

**Profil (Compétences)**:
L'assistant.e de direction générale aura une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement administratif interne de la Collectivité et de la Fonction publique territoriale.

aura une bonne maîtrise des procédures, instances et circuits de validation, bonne compréhension du rapport aux élus.

aura un intérêt pour les politiques publiques. Une bonne connaissance en marchés publics et Ressources Humaines est souhaitée.

L'assistant.e de direction générale aura une parfaite maîtrise des techniques de secrétariat, une bonne aptitude rédactionnelle, de synthèse et à la prise de notes.

De réelles aptitudes relationnelles pour les missions d'accueil, de représentation de la collectivité et d'orientation auprès des diffé , sont des atouts pour le poste à pourvoir.

Si vous êtes intéressé.es par ces missions, alors venez rejoindre nos é