Assistant administratif H/F C24123 - Lyon, France - Ortec Engineering

Description

Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs d'activités : énergies, mines, pharmacie, chimie, défense, ferroviaire, agroalimentaire, automobile, aéronautique, spatial, collectivités... Ses collaborateurs, en France et à l'international, assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie est basée sur un système de valeurs, le « Made in Ortec », qui place la sécurité, l'innovation et la formation au rang de priorités.

Les missions décrites ci-après sont gérées en binôme avec une autre assistante (en gras les tâches les plus récurrentes) :

• Facilitation des activités et de la logistique :
  • Gestion des déplacements, réservation des billets et de l'hébergement en cas de déplacements groupés
  • Commande de matériel et fournitures
  • Suivi des fournitures (réception et stockage des commandes)
  • Gestion des fournitures (suivi du stock et des besoins)
  • Suivi des demandes liées à l'Immobilier (outils interne + Excel)
• Gestion d'évènements
  • Organisation matérielle de réunions, séminaires, plénières ou autres événements : planification, invitations, réservation des espaces, demandes des devis de restauration, appui logistiques (émargement, badges, coordination des intervenants, ...)
  • Gestion et commande des demandes de séminaires / évènements (notamment demandes de restauration, plateaux repas, petits déjeuner)
  • Organisation des Cafés du SI (planification, invitations, points logistiques si besoin)
  • Contrôle des factures associées à ces prestations
• Communication
  • Communication institutionnelle du pôle
  • Envoi de mails d'informations généraux
  • Mise à jour des sites SharePoint sur les informations générales (logistique, administratif, ...)
  • Affichages dans les locaux
  • Communication interne / évènementiel
  • Création et modifications de documents (Word, Powerpoint...)
• Gestion des arrivées et départs
  • Création et suivi du dossier administratif du nouvel arrivant
  • Accueil et accompagnement le jour de l'arrivée
  • Préparation des goodies (pour les agents)
  • Envoi d'un mail de bienvenue avec des liens utiles au nouvel arrivant
  • Mise à jour du Trombinoscope en fonction des mouvements

Les incontournables :

• Bonne maîtrise d'EXCEL (tableaux croisés dynamiques, formules simples)
• Capacité à rédiger des mails de communication (bon orthographe, esprit de synthèse)
• Sens du service et de la relation