Assistante Administrative Et Technique - Paris, France - Sinclair Ressources

Sinclair Ressources

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 15 heures

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

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**Notre client**:
Dans le cadre de l'organisation de la Direction opérationnelle à laquelle il/elle est rattaché(e), le/la titulaire du poste
assure un secrétariat à caractère technique, juridique et documentaire comprenant des activités de rédaction, de
dactylographie, de planning, de collecte documentaire foncière et de classement avec, en complément, un rôle
administratif dans le cadre des directives données par sa Direction faisant éventuellement appel à un certain degré
d'initiative et de jugement personnel.
Le/la titulaire assure le secrétariat de la Direction opérationnelle à laquelle il/elle est rattaché(e). Par nature, ce poste
nécessite donc un sens de l'organisation et une grande rigueur. Un sens des relations humaines et une rapidité de
jugement sont également nécessaires au/à la titulaire du poste, ainsi que l'esprit d'initiative.
Le/la titulaire s'inscrit impérativement dans des rapports cordiaux avec la direction et l'ensemble du personnel.

**Votre mission**:
1- Secrétariat de la Direction
- Assure les fonctions classiques de secrétariat pour sa Direction: dactylographie, scan, classement

des dossiers, rédaction et enregistrement des divers courriers, établissement des bordereaux
d'envoi, filtrage téléphonique (il/elle oriente éventuellement ses interlocuteurs vers leurs
collaborateurs). Il/Elle assure la gestion des rendez-vous de la Direction ;

2- Commercial
- Assure la gestion des BE en partenariat avec l'Assistante Technique Production;
- Assure la création des dossiers papier et sur notre logiciel de gestion en partenariat avec l'Assistante

Technique Production ;
- Intègre les dates de livraison convenues avec le client dans le logiciel de gestion et dans le

calendrier Outlook.
- Enregistre les bons de commandes dans le logiciel de gestion ainsi que les dossiers ;
- Enregistre et met à jour les clients et contacts dans le logiciel de gestion,
- Enregistre et classe des actes commerciaux,
- Assure la gestion des devis et met à jour la liasse commerciale,
- Enregistre et met à jour le tableau de réception des demandes de devis,
- Vérifie l'adéquation des données entre les dossiers de production, la liasse commerciale et le

logiciel de gestion interne,
- Met à jour le Plan d'Actions Commerciales,

3- Facturation
- Assure l'établissement des factures de vente de la société,
- Traite les factures sur GX et les Bordereaux d'Envois (BE) associés,
- S'assure en lien avec les équipes de production que les factures ont été réceptionnées par les

clients.
4- Taches annexes:

- Réceptionne et oriente les mails adressés de la Société GTA Géomètres Experts ;
- Assure l'accueil physique des personnes se présentant pour la Société GTA Géomètres Experts ;
- Apporte l'aide administrative sur l'ensemble du pôle administratif en cas de surcharge d'activités

du service ou en cas d'absence de personnel administratif à son poste ;
- Assure la commande fournitures pour l'ensemble des collaborateurs;
- Assure le secrétariat du service comptabilité.

5- Qualité, Sécurité, environnement
Concernant la Qualité:

- Maintien personnel des connaissances en matière de documentation Qualité ;
- Obligation de proposition en matière de documentation Qualité ;
- Application de la traçabilité des documents dossiers ;
- Application et suivi de la documentation Qualité.

Concernant la Sécurité et l'Environnement:

- Maintien personnel des connaissances en matière de documentation Sécurité et Environnement ;
- Obligation de respect des dispositions prise en matière de prévention Sécurité et environnement ;
- Application des directives en matière de Sécurité et d'Environnement.

Ces différentes missions ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d'être modifiées en fonction
des évolutions et de l'adaptation de l'activité de la Société GTA Géomètres Experts.

**Votre profil**:
❖ CONNAISSANCES / EXPERIENCES
Les capacités techniques que doit maîtriser le/la titulaire du poste sont:

- Organisation dans le phasage de l'ensemble du travail.
- Rapidité dans l'exécution des tâches.
- Connaissance aigüe des logiciels Word et Excel et du système d'exploitation Windows NT.
- Connaissance aigüe de la grammaire et de l'orthographe française.
- Maîtrise du matériel mis à sa disposition (standard, imprimante, photocopieur, fax, machine à

affranchir, etc. ).
- Vision globale de l'activité de la société
- Gestion des priorités
- Autonomie
- Rigueur
- Sens du service et de l'assistance interne et externe à la Société

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Dernière Mise à jour : Janvier 2016
FICHE DE POSTE
❖ QUALITES REQUISES
Les capacités de savoir être que doit maîtriser l'employé sont:

- Présentation vestimentaire et orale irréprochable
- Exemplarité
- Cordialité des rapports avec la direction et l'ensemble du personnel
- Devoir de réserve s