Assistant Du Directeur Général Des Services - Annecy, France - Ville d'Annecy

Ville d'Annecy

Entreprise vérifiée

Annecy, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Description de l'offre**:
Ville préfecture de la Haute-Savoie, Annecy se distingue par son dynamisme économique, son engagement social et sa vitalité culturelle. La ville d'Annecy s'applique à offrir aux Annéciens et à ses visiteurs un cadre de vie agréable en restant à l'écoute des besoins évolutifs de sa population. Pour ce faire, elle mise sur les compétences et l'expertise de ses 3100 agents au service de habitants. Alors vous aussi, épanouissez vos compétences sur ce territoire qui compte parmi les plus attractifs de France : rejoignez la ville d'Annecy

Nous recherchons pour la Direction Générale des services, un Assistant du Directeur Général des Services H/F.

**Missions**:
Rejoindre Annecy, l'une des villes les plus attractives où il fait bon vivre, entre lac et montagne, **le Directeur Général des Services recherche son futur** **Assistant H/F.**

Vous accompagnez le Directeur Général des Services dans la gestion et l'organisation de ses activités quotidiennes, en tenant compte des agendas de ses interlocuteurs (élus, administration municipale et partenaires extérieurs).
Vous êtes garant du respect des délais et du suivi des dossiers. Vous contribuez au bon fonctionnement des séances et instances, dans le cadre de vos missions de secrétariat général.

A ce titre, vos missions sont les suivantes:

- Organiser et ajuster en permanence l'agenda, planifier les rendez-vous et déplacements du DGS en fonction des priorités et actualités des interlocuteurs. Assurer les liens entre la Direction Générale et ses partenaires institutionnels (Grand Annecy, Etat, Conseil Départemental, CDG). Préparer les dossiers quotidiens des rendez-vous de l'agenda du DGS;
- Assurer le suivi des instances municipales pilotées par la Direction Générale : EDIR, CODIR, municipalité, réunions directeurs et réunions directeurs et chefs de services, commission et comité de pilotage. Préparer les réunions et les séances : suivre les calendriers et garantir les délais, rédiger les ordres du jour en concertation, assurer le suivi et la diffusion des relevés de décisions. Assurer l'organisation matérielle et logistique des réunions et séances.
- Rédiger la version initiale de travail de notes de synthèse/courriers/supports de présentation sur la base de consignes verbales et/ou d'objectifs généraux. Réaliser des recherches documentaires (juridiques, actualités) à la demande du DGS sur des thématiques à des fins de rédaction ou de suivi de dossier.
- Assurer la production et le suivi d'outils de pilotage de la Direction Générale : tableau des astreintes, calendrier annuel des commissions municipales.
- Assurer le traitement et le suivi administratif des dossiers, réaliser la création, la saisie et la mise à jour de documents. Ordonnancer les dossiers dans le bureau physique et dématérialisé du DGS.
- Assurer la cohésion des différentes directions de la Direction Générale, dans le suivi des dossiers et des procédures en cours. Maintenir le lien entre le DGS et ses directeurs.
- Gérer la centralisation administrative RH de la Direction Générale : grévistes, etc... Rappeler aux directions les échéances et les communications en la matière, assurer le retour centralisé aux demandeurs.
les boîte mail du DGS (OUTLOOK); les documents partagés (SHAREPOINT) ; les entretiens professionnels (NEEVA), les finances (CIVIL)
- Accueillir physiquement ou par téléphone, filtrer et transmettre les courriels et messages. Renseigner, orienter et conseiller les interlocuteurs.
Assurer le premier relais en l'absence du DGS auprès de l'administration municipale.

**Spécificités du poste**:
Localisation du poste: HDV de Seynod

Temps de travail hebdomadaire: 35 heures Flexi avec JRTT en compensation des heures effectuées au-delà. Possibilité de travailler sur 5 jours ou 4.5 jours.

**Profil recherché**:
Titulaire d'un bac +2, vous maîtrisez les techniques de secrétariat et êtes reconnu pour vos qualités relationnelles. Vous avez le sens de la discrétion, de l'anticipation et de l'organisation. Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et les logiciels métiers.

Idéalement, vous disposez d'une expérience réussie sur un poste similaire.

**Avantages**:

- Traitement de base relatif aux conditions de recrutement de la personne + Régime indemnitaire (RIFSEEP+ deux primes fixes payées en novembre et Juin)
- Congés annuels et RTT selon l'aménagement du temps de travail choisi (organisation du temps de travail modulable)
- Possibilité de télétravail selon les conditions fixées dans le règlement du temps de travail de la collectivité et en accord avec les DGA
- Politique de formation dynamique
- Participation de l'employeur au remboursement des frais de transport (+ forfait mobilité douce) ainsi qu'aux frais de mutuelle et prévoyance
- Services et prestations selon ressources (dont chèques vacances) proposés par le