Assistant·e de direction - Rennes, France - INSA RENNES

Description

À propos de nous

L'INSA Rennes est la plus importante école publique d'ingénieurs de Bretagne. 2040 étudiants et apprentis y sont accueillis. Plus de 340 ingénieurs, 60 étudiants de masters et 40 docteurs y sont diplômés par an. Composé de 9 départements d'enseignement, dont 7 de spécialités d'ingénieurs et 1 par apprentissage, et tutelle de 6 laboratoires de recherche, l'INSA emploie environ 540 agents publics (enseignants chercheurs, enseignants, BIATSS) et plus de 70 vacataires venant des entreprises.

Mission

L'assistant·e de direction sera avant tout chargé·e de missions logistiques, administratives et techniques pour le compte du directeur et le cas échéant d'autres membres de la direction.

Il·elle sera chargé·e des missions suivantes :

• assurer l'assistance technique, logistique et administrative du directeur de l'INSA
• assurer un appui à la gestion courante à la direction générale des services, en partenariat avec l'autre assistante du service
• définir et mettre en œuvre des procédures de gestion facilitant le traitement de l'information interne et externe.

Activités :

1-Organiser l'activité professionnelle du directeur :

• gestion des agendas et prises de rendez-vous
• planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences et colloques)
• aide à l'organisation de réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers, convocations, etc.), notamment à l'équipe de direction
• accueil physique et téléphonique des interlocuteurs en les renseignant et orientant
• suivi et gestion du courrier entrant et sortant
• classement et archivage des dossiers.

2-Appui à la direction générale et à la direction générale des services :

• aide à l'organisation du conseil d'administration dans sa préparation (organisation du bureau, envoi des convocations, préparation du support, coordination des interventions, mise à disposition des documents, etc.) et dans son suivi (rédaction des PVs, diffusion des documents, etc.) ;
• rédaction et mise en forme de supports d'animation et de présentation en format papier et électronique (notes, synthèses, rapports, dossiers documentaires, comptes rendus, présentations powerpoint)
• appui à l'organisation des réceptions et événements
• mise à jour de fichiers de données et de contacts.

Profil

L'assistant·e du directeur aura une solide maîtrise de l'organisation administrative, avec une capacité à gérer efficacement les emplois du temps, les réunions et les correspondances.

Une connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et à la recherche serait un atout considérable. De plus, une excellente communication écrite et orale est essentielle pour interagir avec les divers membres de la communauté éducative, y compris les étudiant·es, les enseignant·es-chercheur·euses et le personnel administratif. Une aptitude à travailler de manière autonome tout en faisant preuve de collaboration est également cruciale dans un environnement dynamique et évolutif tel que celui d'une école d'ingénieurs. Enfin, une attitude professionnelle, discrète et proactive est nécessaire afin d'assister efficacement le directeur et contribuer au bon fonctionnement de l'école.

Connaissances requises :

• Modes de fonctionnement des administrations publiques, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
• Techniques de secrétariat : assistance téléphonique, gestion d'agendas, prise de note, secrétariat d'instances etc.
• Une très grande maitrise du français, écrit et parlé, est attendue de l'assistant·e de direction.
• Techniques d'élaboration de documents
• Culture numérique : maitrise et/ou appétence pour les outils collaboratifs, techniques de communication sur les outils Teams et intranet/ENT

Compétences opérationnelles :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Créer et mettre à jour des fichiers contacts partenaires
• Maitrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et bureautiques (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, gestion électronique de documents, parapheurs électroniques, suite Office etc.)
• Mettre en œuvre une démarche qualité

Qualités :

• Sens de l'organisation
• Proactivité
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel
• Confidentialité et discrétion

Constitution du dossier :

Les candidatures (lettre de motivation et CV) seront examinées au fil de l'eau.

Contractuel en CDD 36 mois ou titulaire

Démarrage du contrat début juin.

Rémunération sur la grille des techniciens ITRF + prime

45 jours de congés annuels + RTT possible selon rythme horaire

Contact : Émilie Armand