Assistant de Direction - Lyon, France - Grand Lyon Métropole

Grand Lyon Métropole

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Type d'offre:

- Emploi
- Cadre(s) d'emplois:

- ADJOINTS ADMINISTRATIFS
- Référence:

- Service:

- Délégation solidarités, habitat et éducation,Direction vie en établissements
- 24/08/2023

La Métropole de Lyon est la seule collectivité territoriale en France à réunir autant de missions et de compétences différentes. En s'appuyant sur ses 9 200 collaborateurs, elle porte des politiques publiques ambitieuses pour le territoire de l'agglomération lyonnaise et ses 1,4 million d'habitants dans de très nombreux domaines : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l'enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture,
sport,

La délégation solidarités, habitat et éducation place les usagers au cœur de son action. Elle intervient dans les domaines de la protection de l'enfance, de la prévention maternelle et infantile, du logement, de l'éducation, de la santé, des personnes âgées et personnes handicapées, et de l'adoption.

Les missions de la direction « vie en établissement » s'inscrivent plus particulièrement dans un enjeu global d'adaptation et d'amélioration continue de la qualité de l'offre d'accompagnement des personnes âgées dépendantes et des personnes adultes en situation de handicap en établissements et services.
L'assistant de direction met en œuvre des activités d'administration générale et en assure le suivi.

**Vos missions**:

- assurer la gestion d'agendas et plannings, le montage de rdv et réunions,
- suivre les absences, les déplacements professionnels, les congés de la direction,
- assurer des tâches de secrétariat (traitement du courrier et parapheurs, comptes-rendus, classement et archivage...),
- renseigner des tableaux de suivi,
- traiter des dossiers en propre ; être correspondant Via trajectoire PA,
- apporter une assistance aux agents au niveau des procédures (charte courrier, lien avec la direction, mise à jour de bases de données, annuaires, guides, fiches de procédures),
- assurer l'accueil et l'orientation téléphonique des différents interlocuteurs et partenaires externes,
- assurer un suivi de la gestion d'actes administratifs : éditer des arrêtés, en

lien avec l'équipe en charge de la tarification et des relations partenariales, et en

complémentarité de l'assistant de service,
- participer à la continuité de service entre les différents assistants du pôle,
- assurer la gestion des moyens matériels (commandes, outils informatiques...).

**Vos connaissances et compétences**:

- diplôme de niveau 3,
- maitrise des techniques de secrétariat,
- maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, internet),
- maîtrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
- capacité à utiliser des logiciels métiers,
- expérience en collectivité territoriale appréciée.

**Vos aptitudes et qualités**:

- rigueur, organisation (capacité à évaluer le degré d'urgence),
- sens de l'écoute, diplomatie,
- discrétion,
- disponibilité.

**Conditions de travail**:
Lieu : Halle Borie Nord, 8 rue Jonas Salk, 69007 Lyon

Temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT) ou 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT)

Déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions

Conditions d'exercice:

- participation financière à la complémentaire santé et à la prévoyance
- prestations sociales : titres-restaurant, aides à la mobilité et aux déplacements, accès à l'offre de services du comité des œuvres sociales (voyages, billetterie, culture, loisirs, aides sociales)
- accès à une offre de formation variée
- télétravail possible sur ce poste (1 jour par semaine)
- service de conciergerie

Régime indemnitaire de fonction : Groupe 5.

Poste ouvrant droit à la nouvelle bonification indiciaire (NBI). 10 points (au titre de « secrétariat à titre exclusif et avec des obligations spéciales, notamment en matière d'horaires »)