Assistant administratif F/H - Grenoble, France - Grenoble Alpes Métropole

Description

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Assistance auprès des 2 missions et du Directeur

Traitement de l'information

• Saisir, présenter, mettre en forme et éditer des documents (note, compte – rendu, courrier...).

• Gérer l'accueil téléphonique et physique : réceptionner les appels, orienter, noter et transmettre les messages.

• Gérer les agendas : prendre les rdv, informer sur la disponibilité et la présence des agents et du management.

• Enregistrer les courriers et effectuer le suivi des parapheurs.

• Assister aux réunions internes et externes, établir les relevés de décision ou comptes rendus

Organisation, coordination et suivi

• Organiser les réunions pour les 2 missions

• Gérer les déplacements : réservation, ordre de mission, état des frais de déplacement.

• Effectuer le suivi des ressources internes pour l'ensemble de la direction: commande de papier, toner, alerte si dysfonctionnement matériel, centralisation des demandes de distribution des fournitures, gestion des revues et abonnements, d'une base documentaire interne et lien avec le service documentation, mise en œuvre de la BDD contacts, accueil nouveaux arrivants, dysfonctionnements matériels et locaux

• Appliquer des procédures et produire des outils de suivi pour les missions

• Classer et archiver (courrier, note, dossier, ...).

Assistance auprès du Directeur dans la conduite de projets

Coordonner les outils de pilotage dans la conduite des projets de la direction

En lien avec les chef-fes de service et de mission et en appui au directeur :

• Contribution au suivi de la méthodologie des projets :
- Élaboration et mise à jour des outils de suivi et de reporting (planning par projet, tableaux de bord, notes internes) pour permettre la tenue des délais ;
- Appui à la coordination des équipes projets (rédaction de notes, relevés de décisions, montage de réunions, rdv afférant à des échéances complexes)

• Coordonner et partager l'information liée à la conduite des projets de la direction
- Suivre l'avancement des projets, collecter et partager l'information avec les acteurs et partenaires des projets,
- Assurer l'interface entre services internes et externes, partenaires, mandataires et prestataires des projets ainsi que les élus concernés et les communes concernées ;

• Suivre les encours et les échéances liées à l'activité et la conduite des projets de la direction
- Coordination d'acteurs, suivi de la production, tenue de planning et suivi du chemin critique, rendus des prestataires, ...

Sécuriser la production et le fonctionnement de la DFH et participer à l'articulation de l'action de la direction avec le cabinet, les autres directions, les communes et le Vice-Président

• Garantir et assurer la fiabilité des éléments transmis dans les instances politiques et les suites à donner :
- Suivre le retroplanning et alerter sur les tâches à entreprendre par la direction dans le cadre de la préparation des séances, signalement des délais impartis
- Suivre la production, la validation des éléments nécessaires au traitement des dossiers de la direction dans les instances politiques en lien avec le directeur, les chefs de services, les assistantes, la Direction Générale et le Cabinet
- Préparer les séquences de travail,
- Anticipation et organisation des points hebdomadaires avec les 2 Vices Présidents et la Conseillère déléguée
- Assurer la constitution des dossiers préparatoires pour les élus concernés, avec les éléments nécessaires à chaque réunion et évènement.

• Préparer le visa des délibérations, des arrêtés, des décisions de la direction ainsi que les décisions du Président en l'absence des instructeurs ou des assistantes

• Proposer et conduire des actions de communication et veiller à la bonne diffusion d'informations

• Participer à l'accueil, au départ, aux congés des agents de la DFH

Assister le directeur dans le pilotage, la coordination et l'organisation de l'activité de la DFH

En transversalité et en appui direct au directeur :

• Monter et tenir les tableaux de bords d'activité de la direction

• Tenir la synthèse hebdomadaire des échéances de la DFH tant interne qu'externe

• Assurer une vigilance constante sur la fluidité de l'agenda du directeur

• Préparer les éléments quotidiens du directeur, rédiger les comptes rendus et s'assurer des suites à donner

• Participer en lien avec les commune et le cabinet à la tenue de l'agenda des 2 Vice-Présidents et à la Conseillère déléguée

• Organiser les réunions régulières avec les différents pôles de la métropole

• Coordonner la production administrative de la direction avec les assistantes administratives de la direction

• S'assurer de la suite à donner des différentes conclusions des réunions

• Coordination de la production de note entre différents pôles de directions lors des instances politiques en lien notamment avec la chargée de mission du DGS

• Participer à la coordination de la direction avec les partenaires de son action (49 communes, Agence d'Urbanisme, bailleurs sociaux, SEM et SPL, Etat (Préfecture, DDT, DREAL), EPSCOT, ...)

• Assurer la constitution des dossiers préparatoires quotidiens pour le directeur, avec les éléments nécessaires à chaque réunion et évènement ainsi que les éléments pratiques liés aux éventuels déplacements en lien avec les service support.

• Organiser et suivre les prises de congés garantissant une continuité optimale de la Direction

Être pilote d'action au bénéfice de la Direction au sein du groupe d'assistante

• Être force de proposition en matière de coordination entre assistantes

• Participer activement à la dématérialisation des courriers, notes, délibérations, ...

• Être force de proposition pour les moments de convivialité de la Direction

• Proposer des revues d'agenda efficiente entre les différents services

• Créer une base de données contact et sa mise à jour régulière mutualisée à l'échelle minimale de la Direction

COMPÉTENCES ATTENDUES

CONNAISSANCES
Maîtrise de l'outil informatique (suite open office, Word, Excel, logiciel courrier et délibération).
Connaître les techniques de classement et d'archivage y compris numérique
Bonne maîtrise de l'orthographe et de la grammaire

SAVOIR FAIRE
Rigueur et responsabilité dans la saisie de données chiffrées et dans la relecture des documents produits
Identifier les priorités de travail en fonction des enjeux du calendrier
Organiser des réunions (avec l'ensemble des aspects pratiques)
Évaluer et analyser les dossiers
Capacité à assurer un reporting régulier
Maitrise du montage des dossiers administratifs
Expérience dans l'appui à la conduite suivi et développement de projets
Rédiger des courriers et des comptes rendus en respectant la forme adéquate
Conduite de projets : montage de réunions, élaboration et suivi des tableaux de bords, délai, qualité
Articulation, sécurisation des dossiers complexes
Traiter et diffuser l'information

SAVOIR ÊTRE
Capacité d'écoute et de reformulation pour expliquer et faire comprendre des normes, règles et procédures aux agents
Confidentialité, discrétion
Disponibilité, réactivité
Qualité relationnelle, sens de la communication, aptitudes à travailler en équipe
Adaptabilité et autonomie dans la recherche de solutions
Grande rigueur, sens de l'organisation

PROFIL REQUIS

Statut : cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Bac administratif
Expérience souhaitée : Expérience confirmée sur des postes similaires notamment en assistance de Direction

CONDITIONS D'EXERCICE
Lieu de travail : 47 Avenue Marie Reynoard, 38100 GRENOBLE
Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
Rémunération : selon le cadre d'emploi + régime indemnitaire de la collectivité
Logiciels métier : 1/ Coriolis 2/ Oxyad, 3) GIMA (base de données sur les sites des aires d'accueil)

Avantages sociaux : PdME et forfait mobilités durables, participation mutuelle et prévoyance, titres restaurant, comité des œuvres sociales, CESU