de Projets évènementiels - Strasbourg, France - Université de Strasbourg

Université de Strasbourg

Entreprise vérifiée

Strasbourg, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**_Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement _**:
**_CDD 7 mois à pourvoir le 22/05/2023_**:
**Catégorie : C** Corps : Adjoint technique C2**

**Rémunération selon grille de la Fonction Publique**

**Mission**:
L'agent exécute un ensemble d'activités qui concourent au bon déroulement des manifestations exceptionnelles dans l'ensemble des locaux mutualisés de l'université de Strasbourg, tout en préservant les activités d'enseignement.

**Activités principales**:

- Traiter et saisir les demandes de réservations de locaux pour les manifestations exceptionnelles, en lien avec le logiciel ADE (gestion de 130 locaux sur 15 bâtiments)
- Piloter et assurer le suivi administratif, financier et logistique des dossiers de réservation de locaux confiés (rédaction de convention de réservation, établir les devis, planifier les surveillances administratives et assurer l'interface avec les services financiers de l'université) et planifier les différentes étapes de réalisation des évènements (mise en place de rétro-plannings, respect des deadline ).
- Animer des réunions et des visites logistiques et techniques dans le cadre de manifestations exceptionnelles avec les organisateurs, les différents prestataires et les services universitaires concernés
- Accompagner les organisateurs de manifestations exceptionnelles dans la constitution des dossiers technique et logistique (plan de prévention, dossier sécurité, plan d'implantation, mise en place de mobilier, etc.), assurer l'interface avec les prestataires externes (société de nettoyage, société de surveillance, traiteur, son et lumière, animations)
- Proposer et vérifier les dispositifs de sécurité lors de l'accueil d'évènements ayant lieu en dehors des heures d'ouverture du bâtiment ou traitant de sujets sensibles
- Assurer l'interface avec les services des autres départements de la DALI concourant aux manifestations évènementielles (accueil des bâtiments, logistique, ménage, sûreté)
- Assurer la liaison logistique avec les personnels de la DALI présents sur site (surveillants administratifs).

**Activités secondaires**:

- Traiter et saisir les demandes de réservations de locaux pour les enseignements dans le logiciel ADE (gestion de 130 locaux sur 13 bâtiments)
- Conseiller et accompagner les gestionnaires ADE au quotidien
- Optimiser l'occupation des locaux d'enseignement
- Sensibiliser les utilisateurs d'ADE à la surréservation de locaux d'enseignement
- Participer aux réunions d'informations dédiées aux gestionnaires d'ADE
- Assurer des formations au logiciel ADE, individuellement ou en groupe.

**Contact pour renseignements sur le poste **:Antonella De Lullo, Responsable administrative et financière