Document Controller - Lyon, France - Exens Ingénierie

Exens Ingénierie

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Dans le cadre du développement de notre société spécialisé dans les secteurs d'activités de l'énergie et de l'Industrie.

Nous recherchons un document controller pour intégrer notre équipe de consultants et apporter une expertise métier sur l'ensemble de nos projets.

Contexte : Développer les activités liées au combustible et aux réacteurs. Pour cela nous avons besoin d'une personne dynamique et compétente pour gérer et organiser des documents et dossiers de projet. Vous travaillerez avec des systèmes ERDMS et sharepoint pour vous assurer que tout est en ordre.

Vos missions:
1) Documenter les processus et procédures:

- Aidez à développer et à mettre en œuvre des processus et procédures de gestion et de contrôle des documents. Notre client souhaite s'assurer qu'ils respectent toutes les normes et réglementations nucléaires et de documentation.

2)Gestion documentaire/ Contrôle documentaire/ Protection documentaire:

- Lorsque leurs équipes opérationnelles ont besoin de documents nouveaux ou mis à jour, vous serez la personne privilégiée pour y parvenir. Assurez-vous simplement que tout est conforme à leurs procédures internes.
- Coordonner avec les bonnes personnes pour examiner et approuver les documents.
- Gardez une trace de tous leurs documents, en vous assurant qu'ils sont correctement identifiés, stockés et facilement accessibles au personnel autorisé. Nous parlons ici de serveurs et de sharepoint, alors n'oubliez pas les métadonnées
- Assurez-vous que leur système ERDMS contient toutes les informations correctes sur le document, y compris les métadonnées.
- Faire avancer leurs flux de travail documentaires, en atteignant tous les jalons du projet.
- Vous serez responsable de la création, de l'édition et de la relecture de divers types de documentation de l'entreprise, tels que des manuels, des politiques, des procédures et des documents techniques.
- Assurez-vous que toutes les parties concernées obtiennent les documents dont elles ont besoin.
- Gérer la récupération et la distribution des documents, tant en interne qu'en externe.
- Assurez-vous que le personnel autorisé reçoit les documents corrects et respecte les protocoles de confidentialité et de protection des données.
- Vérifiez à nouveau l'exactitude et l'exhaustivité des documents en effectuant des examens de contrôle des documents.
- Travailler en étroite collaboration avec la qualité, le PMO, les unités de conception, les fournisseurs et d'autres parties intéressées pour fournir une assistance rapide et précise en matière de contrôle des documents.
- Gardez les choses sous contrôle en effectuant des audits réguliers et des contrôles de qualité pour garantir l'exactitude et l'exhaustivité.
- Prenez soin de l'archivage en vous assurant qu'ils suivent leurs procédures internes.

3)Entraînement
- Aider les auteurs de documents à identifier et classer leurs documents. Ils souhaitent que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
- Faites passer le message sur l'importance de la gestion documentaire pour la conformité et l'efficacité opérationnelle. Assurons-nous que tout le monde comprenne sa valeur.

Compétences techniques et générales requises:

- Vous êtes le genre de personne qui aime garder les choses organisées et qui prête attention aux détails. Vous devez être méthodique et vous assurer que tout est à sa place.
- Vous êtes indépendant et pouvez bien travailler seul. Vous n'avez pas besoin d'une supervision constante et pouvez prendre des initiatives pour faire avancer les choses.
- Vous êtes un excellent communicateur et savez comment fournir des commentaires de manière diplomatique et constructive. Vous pouvez transmettre efficacement vos pensées et vos idées aux autres.
- Vous avez un sens de l'analyse des situations et savez identifier et comprendre rapidement les éléments clés d'une activité ou d'un projet donné.
- Vous avez l'esprit d'équipe et vous vous épanouissez dans une organisation basée sur des projets. Vous aimez travailler avec les autres et pouvez collaborer efficacement pour atteindre des objectifs communs.
- Vous avez la possibilité d'entrer dans les détails en cas de besoin. Vous comprenez l'importance de la minutie et pouvez zoomer sur les détails lorsque cela est nécessaire.
- Vous êtes proactif et prenez des initiatives. Vous n'attendez pas que les choses se produisent, mais vous les faites se produire. Vous avez toujours une longueur d'avance et recherchez activement des opportunités d'amélioration et de contribution.

Qui sommes nous ?

Exens, société de conseil en Ingénierie et Digital, qui accompagne les Entreprises dans la réalisation de leurs projets de création ou de développement industriel et tertiaire, et d'innovation technologique.

**Notre Vocation**
Nous mettons à disposition des clients, nos compétences et notre personnalité, via l'intervention de nos Consultants Ingé