AMA- SAMU de Paris/SMUR Necker F/H - AP-HP

Description

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

Situé à Paris (15è arrondissement), l'hôpital Necker est le premier hôpital pédiatrique au monde. Il propose l'ensemble des spécialités médicales et chirurgicales pédiatriques. Doté d'une maternité de type 3, Necker possède également un service adulte spécialisé (néphrologie, transplantation rénales, hématologie, maladies infectieuses). Le site comprend, par ailleurs, 52 centres de référence maladies rares, 45 centres de compétences et 5 filières de santé maladies rares.

Date de parution

02/05/

Description du poste

Intitulé du poste

AMA- SAMU de Paris/SMUR Necker F/H

Métier

Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale - Secrétaire médical

Type d'emploi

Titulaire ou contractuel

Quotité de temps de travail

Temps plein

Horaires de travail

09h30/17h06

Présentation du service

Département médico-universitaire (DMU) Urgences-Réanimations

Activités : Urgences-Réanimations-Psychiatrie

SAMU de Paris/SMUR Necker

Activités liées au secrétariat du Pr VIVIEN :

· Gestion de lagenda électronique, des mails et des appels téléphoniques

· Organisation des réunions et déplacements

· Dactylographie des courriers, rapports, documentation, fascicules

· Recherche dinformations et classement

Vos missions

Missions spécifiques

· Réalisation du tableau de synthèse des gardes des externes du SMUR Adultes et du SMUR Pédiatrique daprès le tableau de service pour transmission au bureau du personnel médical de Necker

· Recueil et Saisie de lactivité mensuelle des internes du stage sur logiciel institutionnel Chronos

· Recueil et saisie de lactivité mensuelle des médecins du SAMU/SMUR pédiatrique sur le logiciel institutionnel Chronos

· Recueil et saisie de lactivité mensuelle des médecins du SAMU/SMUR adulte sur le logiciel institutionnel Chronos (en collaboration avec V. FOUQUET)

· Ces missions se font sous la responsabilité du Pr VIVIEN, du Dr FOGEL et du Dr DAGRON, elles doivent être réalisées dans le respect des délais pour le calendrier des payes.

· Saisie et mise à jour du planning prévisionnel de présence et de garde des étudiants hospitaliers du stage, des étudiants hospitaliers de garde et des internes, dans le fichier commun secrétariat.

· Etablir/mettre à jour les listes de coordonnées des étudiants et internes pour le cahier de régulation

· Organiser laccueil des stagiaires de DIU et CMU (renseignements, planning, conventions, fiches dévaluations)

· Réceptionner et soumettre les demandes de stages des médecins, internes Inter CHU, étudiants hospitalier, personnels paramédicaux (France et Etranger). Gestion et suivi des conventions des stagiaires, élaboration des plannings de stage.

· Préparation et suivi des ordres de mission dans le cadre des projets de recherche européens

· Finalisation des plannings des enseignements gérés par le Pr VIVIEN en fonction des disponibilités des enseignants (CMU DIU )
· Mise à jour de la base de données dactivité du SMUR Pédiatrique, élaboration des statistiques
· Mise à jour du fichier numérisé des transports pédiatriques (DRM + Fiche de transport)
· Elaboration et mise à jour des documents de travail du SMUR Pédiatrique (livret accueil externes, Pense pas bête)
· Participation aux réunions déquipes, prise de notes, compte-rendu
· Recherches de dossiers de régulation, dossiers SMUR, CR hospitaliers pour les protocoles et enquêtes flash (logiciel CARMEN)
· Gérer le planning de réservations des salles du service, effectuer des réservations de salle en dehors du service
· Etablir le planning de gestion du courrier du service pour les secrétaires
· Gérer lenvoi, la réception/tri/distribution/ouverture du courrier du SAMU en alternance avec les autres collègues secrétaires et gestionnaires

Profil recherché

Assurer le remplacement du secrétariat du Pr ADNET, Chef de Service (Binôme Mme Valérie Fouquet)
Veille de la boîte mail secrétariat général
Réponse aux appels de la ligne secrétariat
Recherches pour les réquisitions judiciaires
Recherche des dossiers de régulation et des dossiers médicaux SAMU/SMUR (logiciel CARMEN)
Recherche des bandes d'appel au SAMU centre 15 (réquisitions)
Etablissement de certificats et attestations (patients, ambulances, )
Tri et classement des dossiers médicaux SMUR, fiches protocoles

PRE-REQUIS

Discrétion et sens de la confidentialité indispensable
Sens du discernement et des priorités
Sens aigu de l'accueil, de la communication et de la relation d'aide
Expérience et maitrise du secrétariat en milieu hospitalier
Autonomie de travail

QUALITES ET COMPETENCES

Maîtriser les techniques du Secrétariat
Connaître la législation liée aux dossiers médicaux
Connaître l'organisation et le fonctionnement du SAMU-SMUR
Utiliser les outils bureautiques et les applications spécialisées
Connaitre l'hôpital (organisation, fonctionnement)
Connaître les spécificités des activités du SAMU - SMUR
Connaître les méthodes de classement et d'archivage

DIPLOMES ET OUTILS
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de Direction (niveau III)
Secrétariat et gestion administrative
Concours de secrétaire médicale validé par l'APHP
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, ORBIS, Gilda

Critères candidat

Corps et/ou grade cible

Assistant médico-administratif