Assistant Administratif - Grasse, France - Pôle Emploi

Pôle Emploi

Entreprise vérifiée

Grasse, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

MISSIONS - Assurer l'accueil physique des personnes, réceptionner et traiter les appels téléphoniques (filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter si nécessaire dans le but de toujours apporter une solution), - Assurer la diffusion et la circulation d'informations diverses auprès des personnes concernées (savoir relayer et s'adapter aux divers interlocuteurs), - Tenir les agendas du Président, préparation des dossiers afférents aux réunions, gestion des rendez-vous, de la logistique (organisation et réservation de salles), ainsi que des déplacements, - Assister la chargée de mission (gestion de l'agenda, des rendez-vous, préparation des dossiers), - Assurer la rédaction des courriers, des mails entrants et sortants, des notes, des documents administratifs, des comptes-rendus, - Assurer l'envoi et le suivi des invitations des évènements organisés, - Rédiger les réponses aux administrés sous le contrôle de la chargée de mission, - Gérer le circuit des parapheurs, - Mettre à jour les tableaux de bord et bases de données (saisonniers, listings divers), - Assurer le classement et l'archivage des dossiers, - Constituer une interface privilégiée avec les partenaires institutionnels, les élus, les administrés, les agents de la collectivité. DIPLOMES, COMPETENCES, QUALITES - Titulaire d'un Bac + 2 ou compétences acquises, - Expérience dans le domaine appréciée (environnement institutionnel et politique), - Bonnes connaissances de l'expression écrite (orthographe, syntaxe et grammaire), sens de la rédaction, - Connaissance de fonctionnement des collectivités, des circuits et procédures administratives ainsi que du protocole, des acteurs publics, - Bonnes qualités relationnelles, savoir s'adapter aux divers interlocuteurs, - Sens de l'organisation et de l'anticipation, savoir travailler dans l'urgence, - Capacité à travailler en autonomie et en équipe, bonne résistance au stress, - Respect des obligations de loyauté, discrétion et sens de la confidentialité, - Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, power point, outlook).
- **Qualification**:Employé qualifié
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:3 ans
- **Formation**:Bac+2 ou équivalents
- **Permis**:B - Véhicule léger
- **Compétences recherchées**:

- Gestion administrative du courrier
- Planifier des rendez-vous
- Classer des documents
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données
- Travailler en équipe
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs