Assistant commercial et administratif - Fillinges - CFCR VINDRET

Description

 CONTEXTE DU RECRUTEMENT

Dans le cadre du départ de notre alternante commerciale (juillet 2026) et pour assurer la continuité de l'activité pendant le congé maternité de la Responsable Financière & Opérationnelle (août à décembre 2026), nous recherchons un(e) Assistant(e) Commercial(e) et Administratif(ve) polyvalent(e), autonome et organisé(e).

Vos missions évolueront en deux temps :

Phase 1 (juillet-août) : Reprise des missions commerciales et marketing

Phase 2 (août-décembre) : Montée en responsabilité avec un rôle de coordination, de suivi administratif et comptable renforcé pendant le congé maternité de votre responsable

 OBJECTIFS DU POSTE

Contribuer activement au développement commercial de CFCR VINDRET en élargissant et fidélisant la clientèle, tout en assurant un suivi administratif et comptable rigoureux. Vous serez un maillon essentiel de la continuité de l'activité, capable de gérer les priorités, de coordonner avec les équipes internes et de maintenir un haut niveau de satisfaction client.

 MISSIONS PRINCIPALES

1. Accueil et relation client 

- Accueillir les visiteurs et stagiaires en physique et par téléphone de manière professionnelle et conviviale

- Présenter les différentes formations proposées (C, C1, CE, D1, BE, A1, A2, A, 125, B96) et expliquer les démarches d'inscription et de financement

- Répondre aux demandes d'information par mail ou téléphone avec clarté et réactivité

- Recueillir les besoins des prospects et entreprises pour orienter vers la bonne formation

2. Suivi commercial et administratif 

- Établir les devis de formation et effectuer les relances des devis en attente

- Suivre les acomptes versés (CB, chèques, espèces, paiements en 4 fois)

- Transmettre les devis validés à la secrétaire polyvalente pour édition des contrats de formation et envoi des dossiers d'inscriptions

- Assurer la gestion des inscriptions et le lien avec les outils de planification en collaboration avec la secrétaire

- Organiser les plannings d'évaluation avec les formateurs et en informer les clients

- Gérer les réclamations clients de manière professionnelle et rendre compte à la responsable

- Suivre la satisfaction client et participer à l'amélioration continue

3. Gestion comptable et administrative 

- Facturation clients : Émission des factures de formation (moto, poids lourds, CPF, repasses, fin de formation) selon les modèles et procédures en place

- Suivi des règlements : Enregistrement et suivi des encaissements (virements, chèques, CB, espèces, paiements échelonnés)

- Relances clients : Effectuer les relances amiables pour les impayés (mails et appels téléphoniques de niveau 1)

- Gestion des factures fournisseurs : Réception, vérification et transmission immédiate par mail à la responsable de toutes les factures fournisseurs reçues (courrier ou mail)

- Tenue d'un tableau de suivi : Mise à jour régulière des tableaux de suivi des factures et règlements

 Note : La saisie comptable, les déclarations fiscales et la gestion des contentieux restent de la responsabilité de la Responsable Financière & Opérationnelle.

4. Relations entreprises & fidélisation 

- Développer et entretenir une relation régulière avec les clients professionnels (B2B)

- Veiller à la bonne image de l'entreprise auprès des partenaires (employeurs, financeurs, collectivités)

- Assurer un suivi personnalisé avec les entreprises pour anticiper les besoins en formation

- Participer à la fidélisation des clients via un suivi proactif

- Contribuer au développement du portefeuille client du CFCR VINDRET

5. Communication & visibilité 

Participer à la création de supports : flyers, affichages, visuels réseaux sociaux

Publier et gérer les contenus sur les réseaux sociaux, le site internet, les campagnes emailing

Contribuer à l'image professionnelle et dynamique du centre de formation

6. Suivi des indicateurs commerciaux 

- Mettre à jour les statistiques commerciales et pédagogiques :

- Taux de satisfaction client

- Taux de réussite aux examens

- Reporting AFTRAL

- Assurer un suivi régulier des performances et alerter la responsable en cas d'écart

- Proposer des actions correctives ou des axes de développement

7. Coordination renforcée pendant le congé maternité (août-décembre 2026) 

 Pendant cette période, vous serez le relais opérationnel de la Responsable (joignable ponctuellement) :

Coordination d'équipe : Assurer le lien quotidien avec la secrétaire polyvalente et les formateurs

Suivi administratif : Veiller à la bonne circulation de l'information, au respect des procédures et des délais

Gestion des priorités : Identifier les urgences et solliciter la responsable uniquement pour les décisions stratégiques

Interface partenaires : Maintenir le contact avec les organismes de financement, clients entreprises et partenaires

Reporting : Transmettre régulièrement un point de situation à la responsable (mail/téléphone)

Remplacer la secrétaire polyvalente pendant ses congés pour les tâches quotidiennes

Gestion comptable courante : Facturation, suivi des règlements, relances clients, transmission des factures fournisseurs

 Important : Les décisions financières, RH et stratégiques restent de la responsabilité de la Responsable Financière & Opérationnelle. Votre rôle est d'assurer la continuité opérationnelle et de faire remonter les informations nécessaires.

 COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES

 Compétences techniques :

 Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)

 Maîtrise d'Excel pour le suivi des factures et règlements (tableaux de bord, formules simples)

 Connaissance de base en facturation et gestion comptable (émission factures, suivi encaissements, relances)

 Maîtrise des outils de communication digitale (réseaux sociaux, emailing, Canva ou équivalent)

 Connaissance des dispositifs de financement de la formation professionnelle (CPF, OPCO) serait un plus

 Expérience en gestion commerciale et administrative (devis, relances, CRM)

 Savoir-être

 Excellent relationnel et sens commercial affirmé

 Autonomie et prise d'initiative : capable de gérer les imprévus sans supervision constante

 Rigueur et organisation : gestion des priorités, respect des délais, précision dans le suivi comptable

 Capacité d'analyse et de synthèse : suivi des indicateurs, reporting

 Polyvalence : à l'aise entre missions commerciales, administratives et comptables

 Esprit d'équipe : coordination avec la secrétaire polyvalente et les formateurs

 Discrétion et confidentialité : gestion d'informations sensibles (données financières, clients)

 Orthographe soignée et communication écrite/orale claire

 Réactivité et sens du service client

 Diplomatie : gestion des relances clients avec tact et fermeté

 PROFIL RECHERCHÉ

  Formation : Bac+2/3 en Commerce, Gestion, Administration des Entreprises, Assistant de Direction, Comptabilité-Gestion ou équivalent

  Expérience : Minimum 2 ans d'expérience sur un poste similaire (assistant commercial, assistant de gestion, chargé de clientèle) avec une dimension comptable/administrative (facturation, suivi règlements, relances)

Une expérience dans le secteur de la formation professionnelle serait un atout

Qualités personnelles : Vous êtes une personne fiable, organisée et dotée d'un bon sens relationnel. Vous aimez la polyvalence et êtes capable de monter en responsabilité rapidement. Vous savez travailler en autonomie tout en sachant solliciter quand nécessaire. Vous êtes à l'aise avec les chiffres et le suivi rigoureux.