Assistante de La Direction Du Cabinet - Paris, France - Ile de France Mobilités
Description
**Missions du poste**:Le/la titulaire du poste intervient des missions sensibles:
Pour le directeur de cabinet et son adjoint:
- La gestion des agendas ;
- L'organisation et la préparation de réunions ;
- La relecture, la mise en forme et la préparation de documents et comptes-rendus ;
Pour le secrétariat du Conseil d'administration:
- La préparation des retroplanning, l'organisation logistique des séances ;
- Le recensement de la participation des administrateurs aux séances du Conseil et des commissions ; le suivi de leurs demandes ;
- La préparation et l'envoi de courriels à l'attention des administrateurs (convocations, communiqués de presse ) ;
Pour la direction:
- La tenue du planning des cadres d'astreinte (envoi de documents, suivi des indemnisations ) ;
- L'enregistrement de factures et bons de commandes dans le logiciel comptable ;
- La mise à jour des espaces de travail collaboratifs de la direction, le classement et l'archivage ;
- L'assistance à l'organisation d'évènements institutionnels (envoi de mails, gestion de listes, accueil de délégations ) ;
- Le travail en réseau avec l'ensemble des assistantes de direction de l'établissement,
- L'accueil physique et téléphonique ;
- Le classement et l'archivage de dossiers
**Profil recherché**:
**Expériences et compétences**:
- Capacité de rédaction
- Capacité d'organisation
- Sens relationnel
- Capacité à travailler en équipe
- Rigueur
- Maîtrise des logiciels de bureautique
**Environnement du poste**:
La direction du Cabinet orchestre et fluidifie le bon fonctionnement de la gouvernance d'Ile-de-France mobilités et ses interfaces avec l'extérieur.
Ses missions consistent plus particulièrement à:
- accompagner les administrateurs d'Île-de-France Mobilités
- piloter l'organisation des conseils d'administration,
- coordonner la gestion du courrier et suivre les courriers à enjeux institutionnels et politiques,
- valider les courriers produits par les directions et soumis à l'exécutif,
- gérer les relations institutionnelles et les affaires protocolaires
- coordonner la gestion de crise,
- gérer les relations internationales (organiser l'accueil de délégations étrangères )
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