Assistant de Direction - Paris, France - Ile de France Mobilités

Ile de France Mobilités

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

L'environnement

**Qui sommes-nous ?** Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.

**Notre objectif**: construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l'Île-de-France

**Comment **:en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien.

Intégrer Ile-de-France Mobilités c'est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public. Ça vous parle ?

Nous recherchons notre futur « assistant de direction »

Le poste

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du numérique (NUM), il-elle assure le secrétariat de la Directrice et intervient comme gestionnaire budgétaire dans le cadre des activités du pôle Pilotage Ressources et Portefeuilles Projets. Dans ce cadre, les missions suivantes lui sont dévolues:
Secrétariat de Direction (65%):

- Assurer l'accueil téléphonique et le filtrage des appels de la Directrice ,
- Gérer l'agenda de la Directrice ,
- Organiser les réunions multipartenaires en interne et en externe pour la Directrice, ainsi que les membre du CODIR de la direction et, le cas échéant, préparer les dossiers pour les réunions de la Directrice ,
- Rédiger/mettre en forme/corriger certains courriers ou documents nécessaires au fonctionnement de la direction ,
- Mettre à jour régulièrement le tableau des congés des agents de la direction ,
- Assurer la réception, l'attribution, la distribution et le suivi des courriers de la direction (via l'outil SCOP) puis leur classement sous la gestion électronique des dossiers (GED) ,
- Gérer la commande des fournitures et autres consommables pour la direction.

Gestion budgétaire et achat, sous le pilotage du chef de pôle PRPP (35%):

- Instruire les devis de la Direction du Numérique (DNUM), commandes et suivi de facturations en lien avec tous les acteurs de la Direction (pilotes) en charge d'un budget, s'assurer de la réalité du service fait et des documents l'attestant auprès des pilotes et encadrants DNUM ,
- Assurer le reporting et l'instruction des pièces financières (devis, bons de commandes, engagements, factures) au sein de l'outil Triskell, outil de gouvernance et de pilotage des projets de la DNUM, permettant de consolider la consommation budgétaire et de faciliter le suivi de l'état des commandes au sein de la Direction ,
- Échanger avec les services financiers, marchés publics et comptables d'Ile-de-France Mobilités ,
- Accompagner les pilotes DNUM en cas de difficultés dans l'exécution/compréhension d'un marché ou d'un contrat, ainsi que les fournisseurs ,
- Vérifier la cohérence entre les factures, les bons de commandes et les bordereaux des prix ,
- Participer au pilotage et au suivi du budget (budget primitif, décision modificative, clôture/ouverture, etc.) en lien avec la PMO du pôle PRPP ,
- Participer à l'optimisation de la stratégie d'achat de la Direction selon les types de prestations ou de matériels numériques ,
- Participer au pilotage ainsi qu'au suivi des marchés et conventions de la Direction : accompagnement autour de la conception et de la rédaction de pièces de marchés, anticipation et suivi des échéances/disponibles, rédaction des courriers associés en lien avec la commande publique ,Être force de proposition sur les processus internes liés au budget et à la stratégie d'achat.

Profil recherché

Connaissances mobilisées:

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, SharePoint, publipostage)
- Maîtrise des procédures administratives
- Techniques de secrétariat
- Classement et archivage
- Connaissance des règles de la Commande Publique, comptables et budgétaires
- Analyse de devis/factures et rédaction de commandes

Compétences requises:

- Excellente expression orale et rédactionnelle
- Esprit d'équipe et bon relationnel
- Capacité d'anticipation et d'organisation
- Faire preuve de fiabilité
- Gestion du stress
- Rendre compte,
- Alerter
- Respect de la confidentialité des informations

C**e que nous avons à vous offrir**:

- 25 congés annuels + 22 RTT (temps complet 39h)
- 2 jours de télétravail par semaine
- Parcours d'intégration et plan de formation dynamique
- Participation complémentaire santé / Prévoyance / Carte déjeuner Up (10€/jour)
- CSE attractif : activités sportives, actions culturelles, CESU, chèques vacances,Localisation centrale
- Paris 9
- Une attention particulière à la qualité de vie au travail (animations et plate-forme bien-être, conférences inspirantes, adhésion Gymlib, )

**En rejoignant Ile-de-France Mobilités**, vous faites partie d'une équipe solidaire alliant innovation et utilité publique dont la fierté est de se mobiliser autour de la modernisation des trans