Assistant (E) de Direction (H/F) - Montpellier, France - SIAO 34

SIAO 34
SIAO 34
Entreprise vérifiée
Montpellier, France

il y a 2 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
**Missions principales**:
L'assistant-e de direction exerce ses fonctions sous l'autorité de l'équipe de direction. Elle/Il Contribue au bon fonctionnement du SIAO sur 4 versants:

- Gestion RH et administrative des personnels.
- Gestion comptable et logistique.
- Développement et suivi de la communication du service
- Aide à la gestion de la vie associative

**Descriptions du poste / missions**:

- **Suivi administratif et financier du personnel en lien cabinet d'experts comptables.**_
- Suivi administratif des personnels : _
- Déclaration d'embauche, demande de contrat de travail, RDV médecine du travail, affiliation mutuelle (en lien avec le cadre hiérarchique), documents de fin de contrat.
- Démarches relatives à la prévoyance ou la maladie,
- Organisation et planification des entretiens professionnels obligatoires,
- Réalisation et suivi des demandes et des informations relatives aux formations, à la prise en charge et au remboursement des formations (OPCO)
- Suivi des conventions de stages.
- Suivi financier des éléments relatifs aux personnels : _
- Enregistrement et suivi des éléments : de paie (congés variables de salaires, de notes de frais, remboursements,...)
- Logistique relative aux personnels : _
- Accueil des nouveaux salariés : renseignements, ouverture de lignes téléphoniques/mails, acquisition de matériel informatique, suivi/remplacement du matériel,
- Organisation et suivi administratif des déplacements (réservations ),
- Suivi des déclarations d'activités : établissement et suivi des planning (emplois du temps, salles, congés,)
- Organisation et suivi des recrutements : _
- **Suivi de la gestion comptable de l'association**_ : _(préparation des documents à transmettre chaque mois.)_
- Gestion comptable : _
- Paiements, suivi et relances des factures,
- Classement des factures et archivage (scan) : documents comptables mis à jour avec rigueur / Gestion des tableaux d'amortissement.
- Demander, suivre, établir des devis.
- Gestion logistique : _
- Commande de fournitures /Réception des commandes.
- Appui technique des écoutants sur le suivi financier en lien avec l'activité du 115 (bons de prise en charge à l'hôtel : vérification hebdomadaire et globale,)
- **Communication Interne **:_
- **Gestion de l'accueil téléphonique **: transmission des appels à l'équipe ou réponses en fonction du domaine de compétence,
- **Gestion des boites mail du secrétariat du SIAO** et en lien avec la direction (recrutement, admin ) : transmission des messages à l'équipe ou réponses en fonction du domaine de compétence,
- Création suivi et diffusion des outils de communication internes pour contribuer au lien entre les pôles du SIAO,
- Établissement et diffusion d'une charte graphique,
- Mise en forme des rapports et études produites par le service.
- **Communication externe **:_
- Gestion et mise à jour du site internet,
- Création, suivi et envoie d'une lettre trimestrielle,
- Communication avec les partenaires sur les outils produits par le SIAO, l'offre de formation/sensibilisation, les évènements publics
- **Organisation logistique des réunions et des événements associatifs**_(assemblée générale, comités stratégique, techniques ),
- Envoi des invitations, ordres du jour et documents préalables aux réunions (en particulier concernant les bureaux, CA et assemblée générale),
- En lien avec les différents pôles, préparation des différents rapports d'activités et supports de communication,
- Rédaction et envoi des comptes-rendus (réunion, émargement )
- Relations avec les adhérents,
- Déclarations statutaires ou administratives

**Profil**:
BTS ou formation de niveau III équivalente ou secrétaire de direction de 1ère catégorie ayant au minimum 10 ans d'ancienneté dans cet emploi (au groupe 4)

**Compétences requises**:

- Droit social,
- Gestion comptable
- vie associative

**Technicité**:
Maîtrise indispensable des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, pdf, ppt, logiciels de mise en page ), internet, mail, réseaux sociaux.

Bonne capacité d'organisation entre les différentes tâches du poste dans un contexte d'autonomie.

Capacité d'écoute et de compréhension des besoins sur la fonction de secrétariat de direction.

S'agissant d'un création de poste en 2023, il est attendu de la/du salarié d'être force de proposition et en capacité de faire évoluer la mission et les outils.

**Aptitudes professionnelles**:

- **Faire preuve d'une discrétion professionnelle sans faille
- Être force de proposition, d'anticipation et de réactivité
- Capacité à adapter sa communication (pédagogie, diplomatie)
- Rigueur et organisation
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Un bon sens de l'humour est toujours un plus

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 18 mois

Salaire : 1 843,00€ à 2 153,00€ par mois

Avantages:

- Participation au Transpo
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