Chargé d'accueil et secrétariat Culture – Vie étudiante F/H - Bordeaux, France - Université de Bordeaux
Description
Employeur
L'université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c'est travailler dans un cadre privilégié au sein d'une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d'accueil et d'inclusion, de formation et de mobilité interne. C'est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C'est s'engager à relever les défis du XXIe siècle.
Vous souhaitez travailler au sein de l'Université de Bordeaux, 3ème employeur de Nouvelle-Aquitaine ?
Rejoignez la Direction de la Vie Universitaire (DVU) de l'Université de Bordeaux
Au sein de l'université de Bordeaux, la DVU est rattachée au pôle Formation, insertion professionnelle et vie universitaire (FIPVU).
Structure centrale, elle s'emploie à coordonner les activités des 5 services centraux relevant de la « vie universitaire » : Espace Santé Etudiants, service culture, service de la vie étudiante, Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives (SUAPS), Service PHASE (Service d'accompagnement des étudiants à besoins spécifiques), délocalisés sur les différents territoires.
La DVU a 3 missions principales :
1. Elle renforce et optimise l'organisation des fonctions pour améliorer la qualité des services rendus aux usagers (étudiants et personnels), en lien avec les responsables administratifs.
2. Elle développe les projets transversaux permettant de développer la vie de campus, en lien avec les autres pôles et directions de l'établissement, les structures de formation ainsi que les partenaires externes.
3. Elle contribue au développement, renforcement et à la formalisation des partenariats permettant d'ouvrir le campus à la cité notamment.
La personne recrutée aura en charge des missions d'accueil et de secrétariat pour les services vie étudiante (BVE) et culture et exercera sur le campus de la Victoire (étudiants en sciences humaines) à titre principal et ponctuellement sur le campus de Carreire (étudiants en santé).
Ces deux campus connaissent une vie universitaire en fort développement grâce à l'ouverture de deux pôles de vie entrainant la création de nouvelles activités et services pour les étudiants notamment un studio de répétition et un auditorium à Marne.
Pour accompagner ce développement nous recherchons un.e assistant.e également chargé.e d'accueil et de gestionnaire des aides sociales qui suivra le quotidien des services culture et vie étudiante.
Votre mission
La personne recrutée aura en charge l'accueil au pôle de vie Marne pour les services Culture et Vie Etudiante.
Elle se verra également confier des missions de secrétariat pour les deux services (notamment planification de réunions et suivi de commandes) et assurera pour le Bureau Vie Etudiante le suivi des demandes d'aides sociales en lien avec les assistants sociaux du CROUS.
En tant que Chargé d'accueil et secrétariat Culture – Vie étudiante , vos activités se déclinent sur plusieurs axes :
1. Missions communes culture et vie étudiante
Accueil physique téléphonique et mail
Secrétariat
Planification et logistique de réunions (réservation salle et matériel, convocations, compte-rendu et PV) notamment Conseils de Vie de Campus, Commissions FSDIE
Suivi administratif des emplois étudiants : élaborations des contrats, déclaration des heures auprès du service ressources humaines
Suivi de commandes en lien avec les services concernés
2. Spécifiquement pour le Bureau Vie Étudiante
Suivi des étudiants demandeurs d'aides sociales avant/après et pendant le passage en commission
3. Spécifiquement pour le service culture
Suivi des réservations du studio de répétition / Pôle de Vie Marne, selon processus établi
Vos atouts / Vos talents
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (création de sondages, de formulaires, mise en forme...) et bénéficiez d'un niveau avancé sur Excel.
Vous possédez des compétences rédactionnelles y compris prise de notes en réunion et rédaction de procès-verbaux.
Dotée d'une aisance relationnelle, vous savez proposer un accueil de qualité ainsi que collaborer efficacement avec les autres services en lien avec vos activités.
Vous aimez travailler en équipe tout en étant autonome dans la réalisation de vos missions.
Vous êtes organisé.e, ré, et capable de mener plusieurs tâches en simultané et de prioriser.
La maitrise de l'anglais ou d'une langue étrangère serait appréciée.
Les débutants sont acceptés.
Vous vous reconnaissez ? N'hésitez plus, rejoignez-nous