Assistant de Direction - Aix-les-Bains, France - Lin. K

Lin. K
Lin. K
Entreprise vérifiée
Aix-les-Bains, France

il y a 2 semaines

Sophie Dupont

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Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
Nous cherchons pour notre client, agence d'architecte à taille humaine, un **Assistant de Direction H/F**.

En étroite collaboration avec la direction, vos principales responsabilités en seront:
**Tâches administratives diverses**
- Standard téléphonique
- Accueil des clients à l'agence
- Envois de documents, Envois de courriers, etc
- Ouverture, enregistrement du courrier et diffusion aux interlocuteurs concernés
- Commandes de fournitures de bureaux + EPI + matériel informatique
- Commandes de tirages de plans
- Réservations de billets de train, avion, réservations de voiture de location, réservations d'hôtels
- Gestion des agendas et des déplacements des associées
- Lien avec les fournisseurs : échéances d'interventions, etc.
- Tenue des fiches de contact des interlocuteurs
- Mise en signature électronique des documents ou courriers (plateforme Yousign)
- Diffusion de notes de services
- Participation aux réunions internes et élaborations de compte‐rendu de réunion de l'agence
- Saisie et envoi de proposition d'honoraire
- Gestion du système d'archivage : classement + rangement + lien avec local externe
- Suivi des contrats d'assurances
- Suivi des équipements des postes informatiques en lien avec le prestataire informatique
- Demande d'attestations aux organismes (URSSAF, SIE, etc )
- Participation à l'organisation des évènementiels agence : diffusion de mailing, diffusion d'invitation numérique, lien avec les prestataires externes, etc. (1 à 2 fois par ans) Saisie et suivi des données agence dans le logiciel Ooti

**Marchés publics**:

- Recherche, tri et sélection des appels d'offres (utilisation de la plateforme M2BPO à ce jour)
- Constitution des équipes en fonction des AO (BET co‐traitants, sous‐traitants ) en lien avec associées
- Mise à jour des CV des collaborateurs
- Création des fiches références (nouvelles affaires)
- Compléter les différents documents relatifs à l'offre (acte d'engagement, DPGF, mémoire technique, tableau annexe éventuel, etc )
- Saisie de la facturation sur la plateforme « Chorus »

**Aide aux opérations comptables**:
**Comptabilité clients**:

- Mise à jour du prévisionnel de facturation
- Création et envoi des factures clients
- Suivi des encaissements des paiements clients
- Relances factures impayées Saisie et mise à jour du tableau récapitulatif des factures clients

**Comptabilité fournisseurs**:

- Saisie et mise à jour du tableau récapitulatif des factures fournisseurs
- Suivi et envoi des règlements aux fournisseurs
- Rapprochements bancaires
- Suivi de la trésorerie générale de l'agence (relevé de banque, paiements à venir, planning d'encaissement)
- Lien avec le cabinet comptable pour diffusion des documents comptables
- Suivi et mise à jour du listing des affaires
- Création des fiches d'ouverture d'affaire dans le logiciel de gestion d'agence
- Suivi des contrats et avenants
- Création, suivi de contrats de sous‐traitance Constitution de dossiers pour sous‐traitants en paiement direct et suivi de la facturation

**Lien avec le pôle travaux**
- Etablissement de certificat de paiements suite réception des situations des entreprises et visa des maître d'œuvre
- Organisation, montage et gestion administrative des dossiers de chantiers dématérialisés
- Tenue du suivi financier du pôle chantier à partir des données agence
- Facturation des missions MOE via le logiciel Ooti de l'agence Préparation des Ordres de Services et Fiche Travaux Modificatifs

**Assistance aux ressources humaines**:

- Préparation des documents administratifs pour les nouveaux salariés (DPAE) + récupération des documents officiels
- Préparation du matériel et accueil des nouveaux salariés
- Suivi des visites médicales
- Elaboration du tableau mensuel récapitulatif des absences et congés puis diffusion au cabinet comptable
- Suivi des notes de frais
- Recharge des cartes « resto » des salariés
- Diffusion de la documentation liée à l'intéressement aux salariés
- Lien avec le cabinet comptable pour diffusion des éléments de paie (saisie sur le logiciel dédié du cabinet comptable)
- Lien avec le cabinet comptable pour les éléments de fin de contrat des salariés.

Diplômé d'une formation supérieure en gestion administrative telle que la GPME, vous disposez également d'une expérience au sein d'un bureau d'étude technique.

Vous faites preuve de rigueur, d'autonomie, d'organisation et de disponibilité. Votre sens de la confidentialité s'associe à des aptitudes relationnelles et rédactionnelles développées.

La maîtrise du Pack Office et une aisance avérée avec les outils informatiques font partie de vos compétences.

Notre client accorde une importance particulière à la connaissance du vocabulaire spécifique au domaine du Bâtiment.

Horaires de travail 8h00-12h00 / 13h30-17h00

Qui sommes nous ?

**Lin. K Accompagnement RH est un c
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