Poste Assistante administrative - Pontmain, France - Anne Boivent
Description
À propos de nous
L'Association Anne Boivent accueille des enfants et des adultes en situation de handicap, des personnes âgées et plus généralement toute personne en situation de fragilité. Elle a pour but de les accompagner, de les aider à vivre, en tenant compte de leur histoire et de leur environnement.
Pontmain est au carrefour de 3 départements de 3 régions différentes : Bretagne, Pays de La Loire et Normandie. L'EHPAD est situé au cœur du village, bénéficiant d'un accès aux commerces avec une voierie adaptée, et une vue sur la basilique qui fait la renommée de Pontmain. Cela permet d'offrir un environnement calme et propice aux promenades.
Mission
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Assurer les prises de rendez-vous
• Traiter le courrier postal et électronique
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports etc.) et les diffuser
• Traiter et diffuser des informations internes et externes
• Assurer la gestion des stocks des fournitures bureautiques
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
• Classer et archiver les documents
• Participer à l'organisation d'événements internes
• Gérer l'organisation matérielle et logistique des réunions
• Assurer l'envoi des convocations et ordres du jour
• Participer aux réunions de la direction, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser
Profil
Maîtrise des outils bureautiques
❑ Maîtrise des modes de communication (téléphone, mail, fax, site internet etc.)
❑ Normes rédactionnelles
❑ Techniques de prise de note
❑ Utilisation d'outils collaboratifs (agenda partagé, visioconférence etc.)
❑ Méthode de classement et s'archivage PROFIL/DIPÔME SAVOIR-ÊTRE
❑ Qualités rédactionnelles
❑ Très bon relationnel
❑ Sens des priorités
❑ Discrétion
❑ Sens de l'organisation
❑ Diplomatie
❑ Capacité d'anticipation