Assistant Administratif Et de Gestion - Reims, France - Institut Mines-Télécom

Institut Mines-Télécom

Entreprise vérifiée

Reims, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**A PROPOS DE NOS ECOLES**:
**Télécom SudParis** est une grande école publique d'ingénieurs reconnue au meilleur niveau des sciences et technologies du numérique. La qualité de ses formations est basée sur l'excellence scientifique de son corps professoral et une pédagogie mettant l'accent sur les projets d'équipes, l'innovation de rupture et l'entreprenariat. Télécom SudParis compte 1 000 étudiants dont 700 élèves ingénieurs et environ de 150 doctorants. Télécom SudParis fait partie de l'Institut Mines-Télécom, premier groupe d'école d'ingénieurs en France, et partage son campus avec Institut Mines-Télécom Business School. Télécom SudParis est co

**MISSIONS**
- Gestion budgétaire du service
- Gestion administrative du service
- Gestion des dossiers techniques de Campus Service

**ACTIVITES**

**1 - Gestion du budget du service**
- Sous la responsabilité du Directeur Campus Services, collaborer à la préparation du budget du service et assurer son suivi dans le cadre de la notification budgétaire annuelle
- Gérer les engagements du service, établir les projets de bons de commande (investissement et fonctionnement), suivre et contrôler la facturation
- Assurer l'interface avec la Direction Financière notamment dans le suivi des factures des lignes budgétaires du service (eau, chauffage, électricité, carburants, etc.)
- Créer le tableau de bord annuel de suivi du budget et le tenir à jour, en collaboration avec ses collègues afin d'avoir une lisibilité quotidienne de l'état du suivi budgétaire par les directions
- Relancer les entreprises extérieures dans le cadre de la gestion administrative et financière (facturation, demande de pièces administratives, planification des interventions, etc.)
- Suivre, en collaboration avec la DAF, l'ensemble des dépenses de fonctionnement

**2 - Gestion administrative du service**
- Rédiger des notes, correspondances, comptes rendus ou documents
- Collecter des informations et les synthétiser
- Assurer le secrétariat : traiter le courrier, classer, gérer l'agenda, gérer les missions, filtrer les appels en apportant, si besoin, des éléments de réponse permettant l'avancement des dossiers
- Renseigner et tenir à jour quotidiennement l'ensemble des tableaux de bords - Réaliser le suivi des affectations des locaux et tenir à jour quotidiennement la base de données « base locaux » en suivant les informations RH et en consultant notamment les assistantes des services et Départements.
- Visiter également si nécessaire, à la demande de la hiérarchie et/ou selon les besoins du service les locaux de l'IMT pour vérifier les renseignements de la base locaux

**3 - Gestion des dossiers techniques de Campus Service**
- Assurer le suivi administratif et technique de différents dossiers : impôts, vêtements de travail, copropriété, fournitures de bureaux, fluides, contrats de maintenance
- Anticiper, informer, rappeler à la hiérarchie des nécessités de rédaction des pièces administratives et techniques à rédiger en précisant les dates de fin de contrats courants et préparer les pièces administratives et techniques nécessaires au renouvellement
- Collaborer aux différentes opérations du service
- Organiser la partie administrative en collaboration avec le directeur et l'électricien, des coupures annuels d'électricité en lien étroit avec ENEDIS et les prestataires concernés
- S'assurer de la progression des dossiers et relancer les sociétés et les techniciens
- Recevoir les sociétés extérieures pour transmettre les clés et/ou récupérer les bons d'interventions et les rapports d'interventions
- Faire des demandes de devis aux prestataires selon directives données par la hiérarchie
- Être amené(e) à utiliser, pour consultation, la gestion technique centralisée en fonction des alarmes avec la Console WebVue

**4 - Activités transverses**
- Prendre connaissance, ventiler et éditer les Tickets HelpDesk GLPI en l'absence du Directeur vers les techniciens pour déclencher les actions
- Collaborer étroitement avec les différents interlocuteurs du service, les services Projet Immobilier (Travaux), la DAF et la direction de l'immobilier de l'IMT à Palaiseau
- Participer activement à la continuité de la direction de Campus Service lors des congés ou absences du Directeur

**Niveau de formation et/ou expérience requis**:

- Bac+2
- Bac avec une expérience professionnelle 4 ans
- Expérience professionnelle. 8 ans

**Compétences, connaissances et expériences indispensables**:

- Bonnes connaissances dans le domaine immobilier et logistique, compréhension des termes techniques usuels du bâtiment
- Bonnes connaissances des règles de comptabilité publique
- Connaissances de la commande publique et de ses règles notamment des Marchés à procédure adaptée
- Compétences rédactionnelles et bon niveau d'orthographe
- Maîtrise du pack Office, d