Secrétaire de Direction - Bron, France - Université Lumière Lyon 2

Université Lumière Lyon 2

Entreprise vérifiée

Bron, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Société**:
Créée en 1973, l**'Université Lumière Lyon 2** s'attache à porter une vision forte et exigeante de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Elle est animée par un esprit et des valeurs qui font aussi sa marque de fabrique : humaine et humaniste, engagée et solidaire, démocratique et citoyenne.

Avec une offre de formation variée, s'adressant à tous les publics, l'université Lumière Lyon 2 conjugue ouverture et réussite du plus grand nombre.** **Couvrant un très large spectre de disciplines des sciences humaines et sociales, l'université compte 13 entités de formation réparties dans 4 domaines de formation et de recherche : Arts, lettres, langues / Droit, économie, gestion / Sciences humaines et sociales / Sciences, technologie, santé. L'établissement accueille sur ses deux campus principaux près de étudiants, de la Licence au Doctorat.

Sensible aux préoccupations et aux enjeux de la société, elle participe pleinement au progrès social à travers ses programmes de recherche et de nombreuses actions de diffusion des savoirs. Dotée de 33 laboratoires et de 8 fédérations de recherche, l'université Lumière Lyon 2 fait le pari de l'innovation, de l'interdisciplinarité, du partenariat et de l'ouverture internationale.

**Mission**:
Au sein de l'UFR ASSP, il/elle exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure. Il/Elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'unité. Il/Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. L'adjoint.e devra réaliser des documents suivant des indications précises.

**ACTIVITES PRINCIPALES : Secrétariat de direction de l'UFR**
- Assurer le suivi des échéances pour les différents dossiers de l'UFR et la mise en œuvre d'un outil de planification
- Assurer le secrétariat du conseil d'UFR
- Assurer la communication des informations et l'accueil des personnels de l'UFR
- Assurer le secrétariat du directeur et de la responsable administrative et financière de l'UFR
- Assurer le suivi et la mise aux normes des archives

**Gestion administrative**
- Assurer la rédaction et mise en page de documents
- Saisir et mettre à jour des bases de données
- Organiser le classement de documents
- Réaliser et diffuser des procédures
- Assurer la gestion du courrier
- Assurer le suivi et l'encadrement de stagiaires

**Logistique**
- Assurer le suivi de la téléphonie
- Assurer le suivi des problèmes logistiques
- Assurer la gestion des clés et des boîtes aux lettres
- Assurer le suivi du stock de fournitures et les commandes Lyreco en lien avec le responsable de la gestion budgétaire et logistique

**Communication**
- Transmettre et diffuser les informations de l'UFR (affichage, courriel, site web)
- Assurer la mise à jour du site WEB de l'UFR : saisir et mettre en ligne des informations, des documents, assurer la mise à jour des informations
- Créer et mettre à jour les outils de communication au sein de l'UFR (plaquettes, signalétique )
- Participer au suivi de dossiers transversaux

**Profil**:
**Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires**
- Techniques de communication orale et écrite
- Techniques de gestion administrative et de secrétariat

**Savoirs sur l'environnement professionnel**
- Connaissance de l'organisation générale du fonctionnement de l'établissement et de l'UFR

**Savoir-faire**
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales
- Rédiger des notes et des courriers
- Utiliser les outils bureautiques
- Respecter les procédures
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Travailler en équipe et en relation partenariale

**Comportements attendus**
- Rigueur, autonomie
- Sens du relationnel, confidentialité
- Capacité d'adaptation et d'anticipation
- Sens de l'organisation

**Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 02 mai inclus**

**Poste à temps complet 100% (37h30 par semaine)**

Poste de catégorie C ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD de suppléance (juin à décembre 2023)