Référent(E) Administratif(Ve) de Direction - Belley, France - Pôle Emploi

Pôle Emploi

Entreprise vérifiée

Belley, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Rattaché(e) au directeur de l'administration générale, juridique et communication, en tant qu'assistant(e) administratif(ve) de direction, vous assurerez les missions suivantes : - Organisation et planification des réunions (dont assemblées communautaires) - Assistance et conseil juridiques auprès des élus et des services (animer un système de traitement des demandes de conseil) - Contrôle préalable des actes juridiques (Vérifier la validité juridique des actes et organiser leur procédure de validation) - Gestion des contentieux et précontentieux (Sensibiliser les services et les élus sur les risques encourus par la collectivité (agents, élus)) - Effectue une veille juridique générale - Gérer les appels téléphoniques et l'accueil des interlocuteurs-trices du Directeur et des services de cette direction, renseigner et relayer si nécessaire leur demande vers l'agent-e ou le service compétent - Assurer le classement informatique des dossiers du Directeur - Gérer l'agenda et organiser les déplacements des Directeurs et des agent-e-s des services des directions des fonctions supports (Administration générale, Finance-commande publique et Ressources humaines) - Assurer la gestion du courrier entrant et sortant, avec les outils appropriés - Assurer la circulation de l'information, la transmission des consignes pour l'ensemble des sous-directions - Prendre des notes en réunion et réaliser les comptes-rendus - Participer à l'organisation des réunions et séminaires et assurer la logistique associée (salles, transport, repas, invitations, etc.) - Réaliser, mettre en forme et assurer la mise à jour de tout type de document à partir de consignes écrites ou orales - Assurer l'interface entre les agents et l'encadrement en faisant preuve d'une posture ajustée - Préparer et suivre des dossiers à la demande des différents directeurs des services supports (RH/Finance-Marché public) - Coordonner la remontée et descente des informations RH des sous-directions - Veiller en lien avec le chef de service à la continuité de service : suivi des absences et du télétravail, création et mise à jour des plannings de présence et faire suivre au service RH - Assurer l'interface avec le service finance pour les engagements comptables et les marchés publics - Être un relais de communication - Être un relais pour l'informatique - Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin Mission membre du COTECH des référentes administratives - Assurer la coordination du cotech des référents administratifs des directions de la CCBS - Être force de proposition pour améliorer les pratiques/procédures en que membre du COTECH des assistants de direction -Assurer la communication de l'information liées aux dossiers, projets, activités et réunions en lien avec la direction générale et de la direction coopération et proximité auprès du COTECH
- **Qualification**:Employé qualifié
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:36 mois
- **Permis**:B - Véhicule léger
- **Compétences recherchées**:

- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
- Assurer un accueil téléphonique
- Organiser, coordonner un événement
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
- Établir, suivre, mettre à jour des dossiers administratifs
- Avoir le sens du service
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de rigueur et de précision