Assistant(E) de Direction - Blois, France - CG41

CG41

Entreprise vérifiée

Blois, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Identification du poste**:

- **Localisation fonctionnelle**: Direction Générale Adjointe Loir-et-Cher Solidaire
- **Rattachement hiérarchique**: Maison départementale de l'autonomie
- **Affectation **:Direction de l'autonomie et MDPH
- **Taux du poste **:100 %
- **N° poste**: 10320
- **Télétravail : classique, modulable ou forfait, selon les activités, les nécessités et l'organisation du service**:

- **Type de contrat / Durée de contrat : CDD de 12 mois, en renfort dû à un accroissement d'activité**

**Finalité du poste**:
La maison départementale de l'autonomie a en charge l'une des politiques majeures des prochaines décennies, pour les personnes en situation de perte d'autonomie ou de handicap. Les évolutions démographiques, économiques et sociales, placent ces politiques au premier rang, tant en termes de priorités sociales qu'en termes budgétaires. Qu'il s'agisse des personnes âgées (PA) ou des personnes en situation de handicap (PH), les prestations et les accompagnements qui leurs sont destinés doivent l'être dans des conditions d'efficacité et de qualité.

La maison départementale de l'autonomie est composée de 5 services:

- Le service pilotage, qualité et accompagnement à l'autonomie
- Le service accueil, pré-instruction, orientation,
- Le service évaluation et accompagnement PA/PH
- Le service décisions et suivi des droits PA/PH
- Le service de l'offre médico-sociale PA/PH

L'assistant(e) de direction intervient sur l'ensemble des affaires courantes de la direction et assume une missions d'interface avec les services de la direction et de la collectivité. L'assistant(e) de direction, en renfort, intervient au côté de l'assistante de direction pour l'accompagner dans les missions confiées.

**Missions principales**:
**Gestion administrative de la direction**

Accueil, information et communication
- Gérer les appels téléphoniques internes et externes (renseigner, aider, orienter les interlocuteurs),
- Traiter des informations, photocopies, classement, archivage,
- Organiser des réunions (gestion des dates, réservation des salles, etc.) et mettre à jour les agendas,
- Adresser des invitations aux partenaires participant à des réunions,
- Gérer les messages de la boite de messagerie de la direction,
- Orienter les messages électroniques vers le bon interlocuteur,
- Assurer le suivi des demandes adressés pour apporter une réponse à l'interlocuteur.

Gestion du courrier et des notes
- Ouvrir et trier le courrier arrivé,
- Enregistrer et suivre les courriers arrivés et à signer par la direction ou par le DGAS et plus particulièrement les courriers suivis,
- Assurer un suivi des parapheurs (transmission à la DGAS et après signature au service concerné),
- Assurer un suivi des notes de la direction,
- Mettre en forme des courriers et des notes en lien avec la charte graphique,
- Procéder à des mises sous pli et à des classements,
- Mettre à jour des tableaux de suivi et faire des alertes auprès de la direction,
- Archiver et classer des dossiers.

Suivi et organisation de la direction
- Organiser et participer à des points chaque semaine avec la direction,
- Organiser les CODIR (envoi des invitations, réservation de salles, solliciter les avis auprès des managers) et rédiger les comptes rendus,
- Mener des études, enquêtes pour la gestion des besoins informatiques, en mobiliers et matériels, etc. auprès des managers de la direction,
- Assurer un suivi des ressources humaines (mise à jour de tableau de recrutement, de tableau de suivi des agents par service, suivi des demandes de recrutement et de renouvellement transmises à la DGAS),
- Rédiger et suivre des procédures.

**Missions complémentaires**:

- Réserver du matériel, des voitures pour les déplacements,
- Assurer le suivi des places de parkings,
- Assurer le suivi des fournitures et des commandes,
- Travailler en polyvalence avec les assistantes des différentes direction (téléphone, courrier arrivé, réservation de salle, etc.),
- Participer à la réalisation de certains évènements organisés par la direction (semaine bleue, maison bleue, etc.).

**Conditions d'exercice**:

- Expérience dans le domaine de l'autonomie et d'une collectivité territoriale
- Formation liées aux missions d'assistante de direction

**Compétences requises****:
**Savoir-faire/**
- Avoir accueillir du public
- Orienter vers le bon interlocuteur
- Adapter sa communication
- Respecter les procédures
- Utiliser les outils bureautiques standards
- Maitriser l'orthographe, la syntaxe et l'expression orale
- Respect des délais

**Savoir-être/**
- Capacité d'organisation
- Capacité d'adaptation
- Aisance relationnelle
- Courtoisie
- Écoute
- Qualités rédactionnelles
- Disponibilité
- Réactivité
- Méthode
- Rigueur
- Discrétion
- Sens du travail en équipe

**Connaissances/**
- Organisation et fonctionnement de la coll