Assistante Administrative H/F - Tourbes, France - ACTION LOGEMENT

Description

Description de la mission

Acteur régional du logement social depuis plus de 92 ans, filiale immobilière du groupe Action Logement, la société La Cité Jardins se positionne comme un acteur de référence sur le segment du logement dédié et voulu.

Elle conçoit de nouvelles formes de résidences et de solutions d'habitat collectif, en lien direct avec la demande et les besoins exprimés par les territoires : résidences à destination des jeunes, salariés en mobilité, jeunes en formation, salariés rencontrant des difficultés particulières, seniors, structures médico-sociales, hébergement d'urgence, résidences Mobilité avec prestations hôtelières, etc.

La Cité Jardins développe son activité et place au centre de son action l'innovation et l'accompagnement des salariés dans leur parcours résidentiel. Elle porte à travers tous ses projets des valeurs d'écoute, de solidarité et d'adaptation qui sont au cœur de sa volonté de favoriser le Vivre Ensemble.

Rattaché(e) au Coordonnateur des gestionnaires de site, vous assurerez au sein du bureau de Pézenas le secrétariat général et technique pour l'ensemble des gestionnaires de site rattachés à votre pôle territorial. Vous assurerez à ce titre le lien entre les services du siège de la Société (implanté à Blagnac) et les gestionnaires de sites. Vous faciliterez également les mises en relation des gestionnaires avec les locataires et les prestataires intervenant dans le périmètre géographique du pôle. D'une manière générale vous assisterez les gestionnaires dans leurs tâches quotidiennes sur le terrain.

VOS MISSIONS :

Gestion et suivi des prestataires

Enregistrer le courrier propre au pôle et assurer le secrétariat courant
Réceptionner et répondre aux correspondances électroniques et appels téléphoniques (logiciel Novadial) adressés aux gestionnaires du pôle
Rédiger les courriers de réponses aux locataires ou tout autre type de correspondance
Traiter des données pour remplir les tableaux de bord de service
Participer à l'élaboration des appels d'offres en fournissant les données nécessaires
Effectuer le classement administratif (supports papier et électronique)
Préparer les rendez-vous avec les prestataires et rédiger des comptes rendus de réunions
Editer ou enregistrer les Bons de Travaux (BT), sur demande des gestionnaires de site
Suivre les réclamations des clients en lien avec les Gestionnaires de site
Gérer le suivi administratif des sollicitations techniques et des troubles de voisinage
Gérer et suivre les contrats d'exploitation, et notamment la facturation
Rédiger et transmettre les avenants aux contrats en liaison avec les différents prestataires, y compris pour toute nouvelle résidence du pôle
Contrôler les factures et les bons de travaux (BT) avant visa du donneur d'ordre, les saisir et les enregistrer

Profil

Concertations locatives

Organiser, préparer et faire les comptes rendus des concertations locatives du pôle
Suivre les actions à mener dans le prolongement des concertations locatives

Contrôle interne et qualité

Fournir les données pour remplir les tableaux de bord du service
Préparer les commissions d'évaluation des prestataires
Mettre en page et éditer les plannings d'intervention des prestataires et les différents affichages
Prendre le relais (Binôme) en cas d'absence d'un assistant administratif d'un autre pôle

Coordination

Être l'Interface entre le locataire et le siège de la Cité Jardins
Informer le Service Contentieux de tout problème concernant un locataire
Faire remonter tout dysfonctionnement en lien avec l'activité proximité ou dans ses tâches auprès de son responsable hiérarchique

Quittancement

Assurer le quittancement des locataires de son périmètre
Télécharger les baux de location via l'application DocuSign
Saisir les attestation d'assurance fournies par les locataires
Mettre en place les prélèvements automatiques (en début ou en cours de bail)
Etablir et suivre les attestations destinées à la Caisse d'Allocations Familiales (CAF)

VOTRE PROFIL

Niveau général BAC+ 2

Expérience minimum d'un an souhaitée dans une fonction similaire au sein d'un bailleur ou dans le domaine de la relation clientèle.

Qualités relationnelles, capacité d'écoute et bon esprit d'équipe. Maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, Outlook, Teams.

Expression claire et concise

Très bonne organisation personnelle

Esprit méthodique et rigoureux La connaissance de Portal Immobilier Habitat (PIH) serait un plus.

Statut Employé(e) – CDI – 35h, horaires variables, Télétravail, Prime Vacances, Tickets restaurants (10€/Ticket), Chèques Vacances, Mutuelle d'entreprise, Prévoyance, Prime de 13ème mois, Prime d'ancienneté, Compte Epargne Temps, CSE (cartes Kdo, commandes groupées, etc...)

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Occitanie, 34 - Hérault

Lieu

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

BAC + 2 (BTS, DUT, DEUG, etc)

Spécialisation du diplôme

Secrétariat/Gestion administrative