Secretaire de Direction - Marseille, France - Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille

Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille

Entreprise vérifiée

Marseille, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Détails de l'offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

SECRETAIRE DE DIRECTION - DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

**CONTRAT**

CDD; CDI; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

1. CHAMP DACTIVITE

La Direction des Ressources Humaines (DRH) est composée de plusieurs secteurs fonctionnels:
Gestions des carrières

Gestion du temps de travail

Suivi des effectifs et des affectations des personnels

Budget et Comptabilité

Gestion de labsentéisme

Retraites

Développement Professionnel Continu / Formation

Affaires sociales

Ecoles et Instituts

2. OBJECTIFS GENERAUX DU SECRETARIAT DE LA DRH

Accueil de 1er niveau de tout appel entrant ou de toute personne arrivant à la DRH

Contribuer au bon fonctionnement administratif de la DRH

Favoriser la cohésion entre secteurs de la DRH

Assurer le lien avec les autres secrétariats de Direction

Contrôler les informations et correspondances sortantes de la DRH (MonIntranet/Chrono)

3. MISSIONS au Pool Secrétariat

Organiser lactivité quotidienne du secrétariat avec léquipe des assistantes de

Direction présentes

Organisation de lagenda du DRH et des deux Directrices adjointes : pose de Rendez-Vous,

interrogation sur les disponibilités des autres directeurs ou cadres

Gestion des points agenda pour synchronisation des réunions communes et réorientation

des doublons/ conflits

Réception et ventilation du courrier vers les 15 secteurs et autres services hors DRH

Enregistrement informatique des courriers du Service

Gestion des parapheurs

Réalisation de certaines logistiques avec exploitation des outils numériques associés (GDD,

site interne, )

Accueil et orientation du public en fonction des besoins

Standard téléphonique accueil, renseignement appels entrants

Assistance : questions des agents sur les parapheurs, disponibilités des Directeurs, des

cadres, réservations de salles et autres besoins.

Traitement des mails de la Boite aux lettres secrétariat

Appui aux missions spécifiques des autres AD de la DRH en cas de surcroît dactivité

4. MISSIONS Spécifiques

Rédaction de courrier, notes, conception de présentations selon les instructions de la DRH

Suivi logistique de la maintenance des appareils

Organisation des déplacements de la DRH et réservation de véhicules

Gestion des remboursements des frais de déplacements

Appui administratif au secteur des Affaires Générales
- Rédaction de courriers en lien avec des évènements personnels et familiaux des agents

(convocations, décès, )

5. RESPONSABILITES

Accueil,

Gestion de plannings,

Ordonnancement du flux des informations internes et externes, parfois confidentielles,

en conformité avec le fonctionnement de linstitution

Suivi complet des dossiers en cours

Administrer les correspondances de la DRH

Exploitation des outils numériques

Vérification de la validité administrative

Classement et archivage

6. QUALITES REQUISES

Savoir-être adapté à laccueil dun public

Esprit déquipe et de service

Le sens des initiatives et des responsabilités

Réactivité et capacité à re-prioriser selon les sollicitations journalières

Rigueur et précision

Aisance orale et relationnelle mais discrétion

Esprit pragmatique avec une grande capacité danticipation dans son travail

7. COMPETENCES

Connaissance des procédures de fonctionnement interne

Maîtrise des logiciels utilisés : Word, Excel, Ppt, Agirh

8. RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS

Intitulé du poste : Secrétaire/Assistant(e) de direction

Grade : Adjoint administratif, catégorie C

Pôle dactivité : DRH

Unités fonctionnelles : DRH

Lien hiérarchique et fonctionnel : DRH et DRH adjointes

Déplacements sur autres sites : non

**PERSONNE À CONTACTER**

PELLEGRINO Nicole

Madame Nicole PELLEGRINO - DRH adjoint
Monsieur Nicolas GRIFFET - DRH adjoint

**ETABLISSEMENT**

Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM)
80, rue Brochier
13354 Marseille