Assistant administratif - Bègles, France - LE MERCATO DE L'EMPLOI

Description

À propos de nous

Mon client, centre de formation basé à Bègles, est à la recherche de son futur talent.

Cette entreprise reconnue dans son secteur d'activité, à taille humaine et à fortes valeurs familiales, vous offre l'opportunité d'occuper le poste d'Assistant administratif (H/F) en open space, au sein d'une équipe dynamique et soudée. Le tout... dans des locaux design où vous avez accès en illimité au café

Votre personnalité fera la différence

Ce recrutement est externalisé et est assuré par un cabinet de recrutement. Seules les candidatures ayant répondu directement à cette annonce seront traitées.

Mission

Vous intégrez l'équipe de 2 assistantes administratives. Vous serez garant du respect des process administratifs de l'entreprise.

Afin d'exceller dans vos missions, la Dirigeante (Céline) et les Assistantes de Direction (Angélique et Soumia) veilleront à votre parfaite intégration et formation.

Vos missions s'axeront sur 3 piliers, en collaboration avec votre équipe :

ADMINISTRATIF ET FINANCIER :

• Assurer le suivi administratif des parcours de formation des apprenants en utilisant le logiciel dédié à l'entreprise
• Saisie et rédaction de documents conformes aux exigences liées aux prestations de formations (courriers, devis, compte rendu, rapports d'activités...)
• Classer et archiver les dossiers liés aux formations et aux apprenants selon les règles et procédures de l'entreprise
• Organiser et sécuriser la recevabilité du dossier de facturation (attestation de fin de formation, notes de bilan...) pour établir la facturation de formation aux clients
• Saisie de facturation et relance impayés

ACCUEIL ET INFORMATION DES INTERLOCUTEURS :

• Etablir un contact et une relation de confiance avec les différents interlocuteurs du centre de formation (clients, apprenants, organisme de financement)
• Traiter les besoins et réclamations de vos interlocuteurs

GESTION OPERATIONNELLE DU SITE

• Gestion des locaux : organiser et assurer la maintenance des locaux afin d'offrir la meilleure expérience possible à vos interlocuteurs
• Tenir l'inventaire des consommables : procéder aux commandes et au suivi des consommables
• Préparer l'organisation des ressources matérielles : salles de formation, repas, moyens et supports pédagogiques, matériels) pour garantir le bon déroulement de la formation
• Veiller au parfait entretien des locaux sociaux, collectifs et locaux d'accueil

Le package salarial proposé :

• 2179€ brut mensuel, sur 12 mois
• Poste en 35h, CDI, statut employé
• Equivalent prime de 13ème mois
• Prime d'été
• Tickets restaurants à hauteur de 6€
• Permanences d'accueil jusqu'à 19h
• Repos le weekend
• Mutuelle santé, prévoyance
• 3 semaines de congés d'été (fermeture de l'établissement) : dernière semaine de juillet, deux premières semaines d'août
• 3 jours fériés travaillés dans l'année, payés à 100% par l'employeur
• Un bureau en open space
• Parking collaborateurs

Profil

Vous êtes inévitablement une personne de confiance, déterminée et engagée. Vos compétences administratives et humaines vous feront réussir sur ce poste. Votre personnalité fera la différence

OBLIGATOIRE :

Vous disposez d'une expérience sur un poste similaire ou à compétences égales.

Vous êtes reconnu pour vos qualités de :

• Polyvalence et dynamisme
• Communication : vous savez faire passer les messages et êtes un excellent communiquant
• Joie de vivre : à humeur égale, vous êtes solaire, optimiste et apportez la bonne humeur au sein de votre équipe
• Persévérance et ténacité : vous ne lâchez pas, vous aimez le travail bien fait et bien exécuté
• Travail en équipe : vous fêtez les victoires en équipe
• Rigueur et sérieux : vos dossiers sont tenus à la perfection, un environnement en open space ne vous déstabilisera pas. Bien au contraire, il vous stimulera

Si vous vous reconnaissez dans ces missions et ce profil, alors ce poste est fait pour vous