Gestionnaire Administratif Et Financier - Saint-Herblain, France - Galileo Global Education France

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Entreprise vérifiée

Saint-Herblain, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Nous recherchons notre Gestionnaire administratif et financier **F/H** en CDI à Nantes, pour rejoindre l'équipe du campus de St Herblain regroupant les écoles ESARC, DIGITAL CAMPUS et ESG, dans le cadre d'une création de poste à pourvoir dès septembre.

Vous travaillerez sous la responsabilité directe de **Barbara **, Directrice du campus, vos missions:

- ** Gestion administrative et financière**
- Gestion et suivi de la facturation B2C (formation initiale):

- Contrôle des dossiers d'inscription : présence de tous les éléments, bon remplissage (modalités, signatures, mandat SEPA, IBAN, garant,)
- Saisie, contrôle et mise à jour de la CRM
- Génération de la facture, contrôle de la bonne retombée dans les outils finance et envoi
- Suivi des règlements : encaissements des créances, mise en place, préparation et suivi des prélèvements,
- Suivi et recouvrement des comptes clients : relances suivant les procédures, mise à jour dans l'outil de suivi de recouvrement (MyDSO), participation aux réunions périodiques avec le/la responsable du service recouvrement du pôle
- Demande de remboursement : suivant la procédure
- En collaboration avec la facturation B2B (contrat professionnel, formation professionnelle continue et facturation diverse):

- Contrôle et mise à jour des données en CRM
- Collecte, contrôle de la conformité et transmission des éléments préalables à la facturation (feuilles d'émargement signées, relevés d'absence, de présence, bulletins de salaire, bons de commande,)
- Aide au suivi des dossiers ne permettant pas la facturation (pièces manquantes, non conformes,)
- Demande de remboursement et d'aide au permis : suivant la procédure
- Règlements:

- Remise en banque (chèques, espèces)
- Transmission des informations à la comptabilité clients
- En appui du service recouvrement B2B:

- Transmission d'éléments permettant le bon règlement (conventions, attestations, documents divers,)
- Réalisation et suivi des tableaux de bord, de reporting, à la demande de la direction
- Concernant le chiffre d'affaires, le suivi des effectifs
- Le suivi des budgets CAPEX et OPEX
- Achats:

- Bons de commande : centralisation des demandes, saisie dans le fichier de suivi, puis dans le SI Finance lorsqu'il sera déployé, faire valider par le responsable et transmission aux fournisseurs et à la comptabilité
- Factures fournisseurs : réception, contrôle de la livraison (quantités, références,) ou de la bonne prestation, faire valider par le Directeur d'Etablissement, dépôt et transmission au service comptable suivant la procédure
- Contrats fournisseurs : à transmettre à la comptabilité
- Relais achat auprès de la comptabilité
- Notes de frais : suivi, contrôle, faire valider par le directeur, transmission à la comptabilité
- Administration générale
- Gestion du courrier arrivé : collecte et tri, distribution aux différents services
- Prise en charge des communications téléphoniques du service
- Gestion des archives
- ** Gestion opérationnelle des bâtiments**
- Interlocuteur et suivi des prestataires (ménage, sécurité, besoin de fournitures bâtiment, interventions curatives ).

Et d'une manière générale,
- Etre force de proposition dans l'amélioration et l'harmonisation des process selon le périmètre de responsabilités
- Communiquer et entretenir un relationnel avec les équipes sur place (permanentes, personnel enseignant/surveillant), les étudiants, les partenaires et les équipes support du pôle et du groupe
- ** Respecter les procédures, les délais et les échéances données** et alerter le cas échéant, en cas de difficultés
- Être garant du niveau de qualité de service attendu par le Groupe vis-à-vis des prospects, étudiants, parents, clients (OPCO, entreprises,...), tiers

Ces missions ne sont ni exhaustives ni limitatives, et sont susceptibles d'évolution.

**Salaire **:Entre et euros, en fonction du profil et de l'expérience.

**Statut **:Non cadre

**Adresse **:275 boulevard Marcel Paul - EXAPÔLE

**Accès **:Tram Ligne 1 arrêt François Mitterrand, Ligne de Bus C3 arrêt Armor

**Horaires **:35h/semaine de 9h à 17h

**Avantages**: Mutuelle, Ticket Restaurant, Télétravail possible, 50% Transport/Prime mobilité douce

**Process de recrutement **:Selon votre profil, vous serez amené. e à réaliser, soit un jeu cognitif, soit à passer le test de personnalité SHL, et ce afin de nous assurer que notre culture d'entreprise match avec vos valeurs et vos envies