Assistant(E) de Direction Generale - Val de Briey, France - Centre Hospitalier BRIEY

Centre Hospitalier BRIEY

Entreprise vérifiée

Val de Briey, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Le Centre Hospitalier de BRIEY recrute une Assistante de Direction pour sa direction déléguée.

**Missions principales**:

- Assister la direction dans ses missions au quotidien et assurer l'accueil physique et téléphonique.
- Gérer le traitement et la circulation de l'information interne et externe ainsi que le suivi des dossiers en lien avec la direction.
- Organiser les instances.

**Activités Permanentes**:
**Mise en œuvre et suivi des tâches administratives liées au Secrétariat de Direction**:

- Accueil physique ; Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Prise de rendez-vous, tenue et suivi de l'agenda du Directeur Délégué
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, arrêtés
- Gestion documentaire (classement, archivage, copie, numérisation),
- Gestion du planning d'occupation des salles de réunion, de réservation de matériels et de la visioconférence
- Gestion des commandes fournitures bureautiques et logistiques
- Mise à jour de la signalétique de l'établissement.

**Courriers**:

- Ouverture, tri, enregistrement et ventilation du courrier
- Gestion et diffusion des courriers et des courriels administratifs
- Tenue du tableau chronologique des courriers en arrivée

**Enquêtes**:

- Suivi des réponses aux enquêtes ministérielles et autres relatives aux activités de l'établissement, en lien avec les services et les directions fonctionnelles

**ACTIVITES SPECIFIQUES**:

- **Gestion des Instances : en lien avec l'AAH**_
- . Arrêt du calendrier ; Rédaction des ordres du jour ; Mise à jour des chevalets_
- . Conseil de Surveillance : envoi des délibérations à la tutelle pour enregistrement et diffusion aux directions concernées_
- . Rédaction des comptes rendus : CSIRMT, Conseil de la Vie Sociale_
- **Commissions des relations avec les Usagers **:_
- . Suivi et gestion des réclamations - en lien avec le bureau de CME (lettre AR/ demande de rapport circonstancié),_
- . Suivi et gestion des dossiers de médiation - en lien avec les médiateurs médecins et non médecins (lettre AR / demande de rapport circonstancié),_
- . Tenue du tableau récapitulatif des dossiers de réclamations en lien avec l'AAH_
- . Organisation des 4 réunions annuelles de la CDU - rédaction du compte rendu_
- **Correspondant Hôpital / Police / Justice**_ _: _
- . Contact avec les services de police et de gendarmerie dans le cadre de la gestion des réquisitions_
- **Qualifications requises **_:
Maîtrise de l'outil informatique - bureautique (Word - Excel - Power Point).

Expérience dans le domaine du secrétariat. Qualité d'accueil. Qualités rédactionnelles.

**Qualités professionnelles** : Disponibilité. Rigueur professionnelle. Initiative.

Discrétion. Autonomie. Capacité d'organisation. Sens du relationnel.

**Candidature : CV et lettre de motivation.**

C

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Avantages:

- Réfectoire
- RTT

Exigences linguistiques flexibles:

- Français non requis

Programmation:

- Périodes de travail de 8 heures

Mesures COVID-19:
Vaccination Covid Obligatoire et Port du masque obligatoire

Formation:

- Baccalauréat / Niveau bac (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Exigé)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date de début prévue : 01/02/2023