Chargé(E) Administratif(Ve) Office Services - Lyon, France - XPO Logistics

XPO Logistics
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Entreprise vérifiée
Lyon, France

il y a 2 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter
Description
Nous voulons encourager les personnes talentueuses à développer leurs compétences et tirer partie de leurs points forts. Nous vous aiderons à construire votre plan de carrière et nous vous donnerons accès à un éventail de programmes de formation. Nous associons créativité et rigueur au service de l'excellence opérationnelle. Nous sommes toujours prêts à relever des défis ambitieux en nous attachant à toujours apporter des solutions.

Nous sommes enthousiastes à l'idée d'accueillir ceux qui sont prêts à nous donner le meilleur d'eux-mêmes.** Votre propre success story commence ici**.

Notre site de **Lyon** recherche un(e) **Chargé(e) Administratif(ve) Office Services** dans le cadre d'un** CDI** à pourvoir dès que possible.

Au sein de l'organisation, vous veillez au bon fonctionnement des services internes de l'entreprise et assistez le quotidien des collaborateurs. Vous assurez l'accueil du site auprès des clients, fournisseurs et prestataires en facilitant la gestion des informations et interactions internes et externes. Vous êtes également le support du service Real Estate sur les sujets facilities. Vous participez à la communication et l'animation du site et à la mise en place des actions en lien avec la QVT et le HSE.

**Vos missions principales**:

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Participer aux activités de la vie du site et assurer l'accueil**
- Gérer l'accueil téléphonique et physique ainsi que la réception, l'envoi et le tri du courrier, en plus des communications diverses pour les différents services ou sites.
- Assister les différents services (commandes de plateaux repas, accueil des participants,...) dans l'organisation logistique des réunions ou sessions de formation.
- Piloter l'organisation des évènements des sites et l'animation du réseau Workplace.
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Assurer l'organisation administrative**
- Etre responsable de l'archivage des dossiers prestataires.
- Assurer le support administratif de l'accueil.
- Mettre à jour le livret de bienvenue, les process, le trombinoscope, les dossiers prestataires, etc.
- Tenir à jour la liste de diffusion et veiller à ce que l'affichage soit à jour.
- Assurer la gestion administrative d'AMEX.
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Activités facilities et HSE des sites**
- Etre l'interlocuteur (H/F) privilégié des services de nettoyage des sites, des prestataires (société des déchets, réseaux IT, etc.) pour des interventions en cas d'incidents techniques sur le site.
- Analyser les contrats pour s'assurer de la conformité des prestations et gérer les dysfonctionnements avec les services compétents.
- Gérer les anomalies techniques du site en support au relais HSE et l'informer.
- Mettre à jour les listes des référents sécurité et incendie dans le sharepoint et l'affichage des sites en s'assurant de la conformité des formations suivies.
- Assurer le suivi des listes et la mise à jour des formations nécessaires et obligatoires.
- Gérer les commandes d'achat des articles et services divers (produits d'entretien, éléments de décoration, fournitures de bureau, café, etc.).
- **
Missions complémentaires**
- Assurer la gestion des factures fournisseurs et des devis prestataires pour l'entretien technique du bâtiment.
- Fournir et retirer les profils et accès dans le logiciel Stanley et s'assurer que les alarmes securité soient actives.
- Etre en support du responsable HSE au cours des exercices d'évacuation.
- Etre l'interlocuteur (H/F) privilégié(e) dans la gestion des demandes de démaénagement pour le mobilier, les bureaux, etc.

**Votre profil**:

- Vous disposez d'une **connaissance de SAP** ainsi qu'une maîtrise du **pack office** et des différents outils (**Service Now, AMEX**)
- Vous justifiez d'un **niveau intermédiaire en anglais** (écrit et oral)
- Vous faites preuve d'une bonne capacité rédactionnelle, d'une grande réactivité, d'une excellente gestion des priorités et de planification, d'un bon sens de l'organisation, de pédagogie; mais également de persévérance et d'autonomie.
- Vous avez une véritable **aisance relationnelle** et une aptitude à travailler avec de nombreux interlocuteurs.
- Vous disposez d'une très bonne qualité de **communication** (contacts fréquents avec les différents services, prestataires, visiteurs, etc.)
- Vous avez le** sens du service** et faites preuve d'**agilité**.
- Vous êtes diplômé(e) **bac+2/3** et justifiez d'une **expérience similaire de 3 ans minimum** dans un groupe à dimension internationale.

**Faites partie de quelque chose de grand.**

Chez XPO Logistics, nous sommes fiers de rendre nos lieux de travail inclusifs et travaillons à créer une diversité de talents et de perspectives. Nous sommes signataires de la Charte de la Diversité.
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