Secrétaire Polyvalente - Reims, France - École MJM Graphic Design

Description

Le/la Secrétaire polyvalent(e) joue le rôle de liaison entre l'entreprise et nos partenaires. Il/elle a pour principale mission la gestion administrative dans la mesure où il/elle traite, rédige et archive les documents, plus précisément les lettres et autres correspondances d'entreprise.

• LES DIMENSIONS DU POSTE

Il/elle doit absolument faire preuve d'une très bonne communication orale et écrite en mettant à profit le vocabulaire professionnel du service.

La bonne connaissance de tous les logiciels bureautiques est primordiale.

Il/elle est un élément de l'entreprise qui possède un excellent sens de l'équipe et qui dispose d'une forte aisance téléphonique.

• L'ORGANISATION

Il lui est demandé à la fois une grande disponibilité et beaucoup de réactivité pour faire face aux multiples sollicitations de ses interlocuteurs internes et externes.

Son travail représente un rôle essentiel dans le fonctionnement de l'entreprise de par sa faculté à gérer les relations et le stress dans l'urgence.

• LES PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Assure l'accueil physique et téléphonique et le traitement des mails

Oriente les personnes selon leur demande et gère les prises de RDV

Suivi des dossiers étudiants et transmissions des informations au service commercial et pédagogique

Conseil d'organisation des formations proposées

Etabli et enregistre les billets de retard des étudiants et les justificatifs d'absence

Etabli et passe les commandes des fournitures de bureau

Réceptionne et classe les feuilles de présence des intervenants

Enregistre les offres de stages et d'emploi

Etabli les attestations de présence des personnes en formation continue

Assure les tâches administratives

Organise des réunions ou évènement professionnels

Effectue un reporting auprès du N+1 de manière ponctuelle

Ces tâches ne peuvent être considérées comme exhaustives ni définitives.

• RELATIONS INTERNES ET EXTERNES DU POSTE

Interne

La Direction pour le reporting, l'accompagnement et la stratégie de l'entreprise.

Les commerciaux pour les échanges de bonnes pratiques, la fluidité des informations au sein de l'équipe.

Les services supports : Comptabilité, Pédagogie...

Externe

Entreprises

Futurs étudiants

• FORMATION ET EXPERIENCE

· Formation initiale

Minimum BAC+2

· Expérience professionnelle

Minimum 1 an d'expérience

• PROFIL

Connaissances techniques / métier

Maîtriser l'outil informatique, en particulier Word, Excel, la messagerie électronique, l'environnement WEB

Formation secrétariat

Compétences

Aisance relationnelle

Savoir organiser et planifier ses activités

Savoir rester courtois en toutes circonstances

Supporter la pression d'un rythme de travail effréné

Type de contrat: CDI

Temps de Travail : 39h

• AVANTAGES ENTREPRISE

Titres restaurant

Mutuelle employeur familiale

La participation aux bénéfices