Secrétaire H/F - Annecy, France - Fédération APAJH

Description

Le poste

Missions :

Vous occuperez le poste de Secrétaire du Camsp d'ANNECY

Finalité du poste :
Emploi exigeant des connaissances générales et techniques qualifiées ainsi qu'une expérience professionnelle permettant de prendre des initiatives et des décisions pour adapter, dans les cas particuliers, ses interventions en fonction de l'interprétation des informations.
Dans le respect des procédures et de la règlementation, la secrétaire est chargée d'assister la direction adjointe dans la gestion administrative de l'activité.
Elle est chargée :
-De l'accueil physique et téléphonique
-De la transmission des informations
-De travaux administratifs, logistiques et informatiques
-Du secrétariat médical

Missions principales et activités :
La secrétaire est sous la responsabilité hiérarchique de la direction adjointe du CAMSP.
Dans le cadre de son poste et de par la situation géographique de celui-ci, la secrétaire est au carrefour de l'ensemble des activités de l'établissement.
Dans le cadre particulier du projet de l'enfant et en lien :
-avec les parents (ou personne titulaire de l'autorité parentale),
-avec l'équipe de soins (professionnels médicaux ou para médicaux)

la secrétaire se doit :
De participer au bon fonctionnement du CAMSP, en assurant une transmission des informations la plus fiable, objective et complète possible.
D'œuvrer à situer son travail dans une perspective pluridisciplinaire où l'approche globale de l'enfant, l'intérêt de celui-ci et de sa famille sont primordiales :
oEn travaillant en équipe avec le souci de transversalité,
oEn participant aux réunions de fonctionnement de l'établissement,
oEn participant à des groupes de travail spécifiques (ex groupe accueil, COPIL...),
oEn veillant à ce que le dossier de l'enfant soit organisé de sorte qu'il ait une bonne accessibilité et lisibilité,
oEn mettant en place et en utilisant les outils de communication interne à l'équipe,
oEn se soumettant aux règles de fonctionnement du CAMSP
De relayer les informations entre l'équipe et la direction adjointe en cas d'absence
Missions spécifiques
Fonction accueil – information
La secrétaire assure une fonction essentielle d'accueil physique et téléphonique, de diffusion de l'information, de lien avec les services extérieurs.
Elle fait une première analyse de la demande et renseigne ou oriente les interlocuteurs dans le respect rigoureux de discrétion professionnelle.
Dans un souci constant de la meilleure information, elle tient à jour le planning des enfants, le planning général des membres de l'équipe, les fiches des enfants inscrits.
Elle met en place l'organisation du transport des enfants en voiture particulière ou en taxi, en assurant un suivi de la couverture sécurité sociale, en rédigeant les ordonnances de transport ou les demandes d'entente préalable, en respectant la liste des personnes à qui remettre l'enfant, en facilitant le contact parents-taxis sans se substituer à la famille dans sa responsabilité d'organiser le transport de son enfant.
La secrétaire, en lien avec la direction adjointe, prépare et participe aux réunions institutionnelles. Elle informe des premiers contacts effectués par les familles. Elle effectue une prise de note destinée à établir un relevé des sujets abordés ainsi que des décisions prises en équipe.
Dans sa fonction PRSI (personne ressource du système d'information), elle répertorie les dysfonctionnements des différents postes informatiques, les transmet à l'informaticien via l'information à la direction adjointe; dans ce rôle, elle assiste les professionnels dans une mission de formation de première ligne.
La secrétaire apporte une vigilance sur la question de la sécurité en salle d'attente.
Fonction secrétariat administratif
La secrétaire est en charge de l'ensemble des courriers arrivants et sortants du CAMSP.
Elle est en charge de la création des documents administratifs généraux : notes, invitations, courriers divers, réponses candidatures...
Elle est en charge du suivi des documents/procédures mis en place dans le cadre de la loi 2002-
Elle tient à jour l'affichage des horaires des membres de l'équipe.
En lien avec la cadre administrative, elle assure le suivi des consommables (fournitures de bureau, produits d'hygiène et d'entretien, matériel thérapeutique de l'unité) et l'intendance des photocopieuses.
Elle est en charge de photocopier, scanner, relier, envoyer, tous les documents traités.
Fonction secrétariat médical
La secrétaire met en place et met à jour les dossiers des enfants (informatique et papier).
Elle dactylographie les compte-rendu des consultations médicales ; elle a un travail de mise en forme des comptes rendus paramédicaux.
Elle prépare l'emploi du temps des médecins, prend les rendez-vous médicaux de manière systématique ; les autres rendez-vous, de manière ponctuelle.
En lien avec la direction adjointe et le médecin directeur technique, elle assure la gestion du courrier médical et de l'ensemble des écrits médicaux professionnels.
Elle met au point le tableau des enfants sortants et assure le suivi des documents (dossier médical, comptes rendus de fin de prise en charge), qu'elle envoie aux établissements ou libéraux relais.

Présentation de l'établissement :

La Fédération APAJH est gestionnaire du CAMSP Haute-Savoie depuis le 14 juillet 2019.
L'agrément de l'établissement est de 215 places réparties sur les unités d'Annecy, Sallanches, La Roche sur Foron, Annemasse et Thonon.
Le CAMSP propose des bilans, des soins et un accompagnement global de l'enfant de 0 à 6 ans et de ses parents dans un cadre pluridisciplinaire

Présentation de la Fédération :

La Fédération APAJH, premier acteur généraliste dans le secteur du handicap, s'engage par son action militante pour une réelle société inclusive. Présente dans le débat citoyen, la Fédération APAJH intervient à tous les niveaux de l'Etat pour promouvoir ses valeurs. La Fédération APAJH fédère 92 associations sur le territoire dont tous les DOM. Elle est aussi gestionnaire de 171 structures en gestion directe employant 4000 salariés. Au total, l'APAJH gère 700 établissements et services, tous types de handicap, tous les âges de la vie.

Profil

Diplômes / Autres critères :

Vous avez des idées pour développer un accompagnement répondant à la prise en compte de l'autodétermination des personnes accompagnées, vous avez une personnalité atypique. Vous recherchez une organisation qui vous fait confiance, vous laisse de l'autonomie.
Venez nous présenter votre projet.

Vous disposez de :

Savoirs (connaissances, les informations théoriques nécessaires pour réaliser les missions)
Connaissance et maîtrise du traitement de texte, excel, logiciel de base de données et autres supports informatiques lui permettant de mener à bien ses différentes tâches
Connaissance du réseau afin de repérer les partenaires dans la diffusion d'informations
Maitrise de l'outil informatique
Diplôme de niveau 4

Savoir- faire (compétences qui se reconnaissent à travers des actes professionnels en situation de travail)
Prises de notes, dactylographie de comptes rendus médicaux
Maîtrise de l'orthographe
Gestion de l'urgence, des priorités

Savoir-être (Attitudes, comportement personnels attendus dans le cadre professionnel)
A l'écoute des demandes, des observations parentales, des réactions des enfants, des plaintes, des demandes de renseignement
Avoir de l'intérêt pour les enfants porteurs de handicap
Capacité à expliquer simplement les contraintes administratives aux parents
Savoir s'adapter
Savoir travailler en équipe
Savoir communiquer
Savoir relayer l'information
Savoir faire preuve de discrétion (confidentialité)
Avoir le sens des relations humaines
Savoir rendre compte à l'équipe et à la direction

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