du protocole - Rennes, France - Département dIlle-et-Vilaine

Description

Présentation

Le Département Ille-et-Vilaine recherche un.e Chargé.e du protocole et des réceptions. Ce poste est à pourvoir au sein de la mission Protocole et réceptions, à l'Hôtel du Département, dans le quartier Beauregard à Rennes.

La mission Protocole a en charge le service aux élu.e.s et l'organisation des réceptions. Elle est composée de :
- la Responsable.
- 3 agent.e.s chargé.s du service aux élus et des réceptions, du suivi administratif et comptable des manifestations depuis la demande des élus et/ou des services jusqu'à leur réalisation finale, de l'accueil physique lors des manifestations, de l'accueil physique pour suppléance.

Elle dépend de la délégation générale à la transformation qui a pour rôle d'accompagner l'évolution du Département vers une Collectivité davantage orientée usagers-citoyens, soucieuse de ses agents, efficiente, numérique, collaborative et innovante. Description du poste FonctionsVous serez chargé.e des réceptions et garant.e du protocole gère le suivi administratif et comptable des demandes, le service aux élu.e.s (service de cafés, de déjeuners, de cocktails...), assure le service lors des manifestations et participe au bon fonctionnement de l'équipe. Missions généralesVos missions seront de :

- Assurer un accueil courtois dans le respect du protocole et des règles de sécurité.
- Contribuer à l'organisation des différents évènements (cafés d'accueil, déjeuners et cocktails). En assurer l'intendance, la mise en place, le bon déroulement, le service et la plonge.
- Entretenir le matériel et veiller à la propreté des salles de réceptions.
- Suivi des réservations des salles et gestion du prêt de matériel.
- Collaborer avec les différents services du Département et le Cabinet du Président.

En lien avec la Responsable :
- Organiser le suivi administratif et comptable des demandes des élus et des services via l'outil resaprotocole (traitement des demandes, création des bons de commandes, passage et suivi des commandes aux prestataires dans le respect des process).
- Gérer les stocks, réceptionner et contrôler les livraisons nécessaires au fonctionnement du service (en suppléance).
- Assurer la passation des commandes fournisseurs.
- Participer à la rédaction des marchés et l'analyse des offres en lien avec les activités protocolaires.
- Contribuer au suivi comptable et statistique de la mission protocole et réceptions en maintenant les tableaux de bord à jour.
- Contribuer à la rédaction des rapports d'activités annuels.
- Garantir la continuité du service en l'absence de la responsable. Missions spécifiques- Accueil physique ponctuel à l'Hôtel du Département (en suppléance). Spécificités du poste- Emploi du temps et amplitude horaire variables selon l'activité de la mission protocole et réceptions : grande disponibilité, contraintes horaires (embauche parfois avant 8H00 ; cocktails en soirée ; présence sur les horaires du déjeuner ; travail le week-end ponctuel).
- Déplacements possibles sur le territoire du département d'Ille-et-Vilaine.
- Port de charges lourdes (stock protocole et évènementiel). Liaisons fonctionnelles Informations spécifiques offre Internet- Toute candidature doit faire l'objet d'une lettre de motivation, d'un CV et d'un arrêté de situation administrative ou d'inscription sur liste d'aptitude pour les personnes titulaires de la fonction publique ou inscrites sur liste d'aptitude.
En l'absence de ces documents, la candidature ne pourra pas être prise en compte. Document complémentaire Profil requis Connaissances- Parfaite connaissance des règles de bienséance et de courtoisie.
- Parfaite maîtrise des outils informatiques (word, Excel, Outlook, Internet). Appétence pour les logiciels métiers.
- Savoir-faire en matière d'accueil, du service (art de la table) et du travail en salle (œnologie).
- Maîtrise du droit en matière d'hygiène et de sécurité sanitaire des aliments (HACCP...).
- Connaissance des règles pratiques du protocole. Formation- Hôtellerie-Restauration.
- Permis B obligatoire. Niveau de diplômeBEP Aptitudes requisesAgent ponctuel et disponible avec un bon relationnel et qui aime travailler en équipe. ExpériencesExpérience exigée. Niveau d'expérience6 mois - 1 an