Une ou Un Assistant de Direction Et Du Service - Brest, France - brest

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Entreprise vérifiée

Brest, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Une ou un assistant de direction et du service administration gestion**:
Publié le 21/02/2023

(Filière administrative / Catégorie C / Adjoint administratif / Titulaire ou par voie contractuelle)

**Mission(s) principale(s)**:

- Assister la directrice ou le directeur, ainsi que son adjoint.e. dans leur quotidien.
- Assister la ou le responsable du SAG dans son quotidien.
- Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information, notamment via la relation avec les autres des différents services ainsi qu'avec le secrétariat des élus.
- Participer aux activités spécifiques du service Administration-gestion.

**Activités**:
**Assister la directrice ainsi que son adjoint.e dans leur quotidien**
- Organiser et coordonner l'agenda ; contribuer à leur priorisation.
- Organiser des réunions complexes (élus, DGA, directeurs, extérieurs).
- Organiser les déplacements.
- Assurer le soutien administratif et logistique quotidien pour les besoins de la Direction : relations DSIT, conciergerie, protocole, notamment.
- Assurer l'intérim de l'assistante du DGA.

**Assister la ou le responsable du SAG dans son quotidien**
- Réaliser la gestion administrative du courrier.
- Participer à l'accueil de la direction.
- Gérer et mettre à jour les listings (listes d'invitations, listes de diffusion, etc.).
- Participer à l'intérim au sein du pool.

**Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information**
- Organiser la conservation, la traçabilité et l'accessibilité des documents (papiers et numériques) notamment courriers et mails.
- Mettre à jour des espaces collaboratifs.
- Proposer des méthodes de classement et d'archivage.
- Relire et mettre en forme (notes, courriers, présentations ).
- Organiser la diffusion de l'information au sein des services (mise sous pli, publipostage, mise à jour des calendriers partagés) ou en externe (diffusion de prospectus/affiches, programmes etc.).

**Participer aux activités spécifiques du service Administration-gestion**:

- Saisir, mettre en forme, corriger et suivre le circuit des délibérations, décisions, arrêtés, conventions.

**Compétences requises**:
**Connaissances générales (savoir)**:

- Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales, en particulier dans un cadre partenarial.

**Compétences pratiques (savoir-faire)**:

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power point, Sharepoint) et logiciels spécifiques (Gescour, Gedelib).
- Maîtrise des espaces collaboratifs.
- Compétences rédactionnelles.
- Maîtrise de l'outil téléphonique.

**Qualités professionnelles (savoir-être)**:

- Discrétion et diplomatie.
- Sens de l'accueil, relationnel agréable.
- Autonomie.
- Anticipation, résolution de problème.
- Sens du compromis, solidarité.
- Réactivité.

**Relations hiérarchiques et fonctionnelles**:

- Rattachement hiérarchique : Responsable du service administration gestion.
- Rattachement fonctionnel : Direction.
- Encadrement (nombre d'agents encadrés) : 0.
- Relations internes : équipe de la direction Culture Animation Patrimoines, secrétariats des élus, assistantes des pôles, autres directions de la collectivité...
- Relations externes : usagers, partenaires, etc.

**Conditions et modalités d'exercice**:

- Lieu de travail : En proximité des responsables de services du périmètre d'intervention.
- Temps et horaires de travail, ATT : cf. règlement de service.
- Moyens matériels du poste : 1 poste informatique, 1 téléphone.

**Contraintes particulières**:

- Intégration au pool d'assistance de la DCAP. A ce titre, participation à l'intérim des assistantes durant les absences et appui aux missions transversales en fonction des besoins des services.

**Contact**:
Pour tous renseignements relatifs aux missions, veuillez prendre contact auprès de:

- Dominique MOURRAIN - Responsable du service administration gestion - Tél

Pour tous renseignements relatifs aux conditions statutaires, veuillez prendre contact auprès de:

- Valérie TANGUY - Chargée de recrutement à la DRH - Tél